Rapport annuel du Comité d’audit et d’évaluation 2021-2022

Juin 2022 – Treizième rapport annuel
pour l’exercice se terminant le 31 mars 2022

Plan annuel et rapport annuel

Le Comité d’audit et d’évaluation (CAE) exerce ses activités conformément au plan annuel qui est préparé par le président et approuvé par le commissaire à l’intégrité du secteur public du Canada (le commissaire). Le document précise le nombre de rencontres prévues pour l’exercice à venir ainsi que les sujets qui seront abordés pendant ces réunions. À la fin de chaque exercice, le président du CAE, en consultation avec d’autres membres externes, soumet un rapport (le présent document) à l’intention du commissaire, dans lequel il décrit les activités menées par le CAE au cours de l’exercice, et fait une évaluation des systèmes, contrôles et autres outils de gestion qui sont en place au Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat).

Composition

Le président et les membres sont choisis par le commissaire. Voici la composition du CAE au cours de l’exercice 2021-2022 :

Présidente

• Josée De La Durantaye, externe

Membres

• Joe Friday, commissaire
• Jacques Paquette, externe

Participants réguliers non membres :

• Denis Bilodeau, sous-commissaire et dirigeant principal de la vérification (DPV)
• Eric Trottier, gestionnaire, Services financiers et dirigeant principal des finances (DPF)
• Heidi Bartman, dirigeante principale des résultats

Réunions

Le Comité s’est réuni aux dates suivantes au cours de l’exercice 2021-2022 :

• Le 29 avril 2021
• Le 10 août 2021
• Le 6 octobre 2021
• Le 3 décembre 2021
• Le 1^er mars 2022

Au cours de cet exercice, toutes les réunions se sont tenues en téléconférence. À chacune des réunions du CAE, les membres externes tiennent une séance à huis clos avec le commissaire. De plus, une séance à huis clos s’est aussi tenue avec les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG).

Soutien au Comité

Le comité a reçu des renseignements et du soutien de la direction pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions et responsabilités de façon efficace. Le commissaire a également mis à la disposition du CAE ses rapports au Parlement, y compris son rapport annuel et ses rapports sur le cas.

La dirigeante principale des résultats a préparé les ordres du jour en consultation avec la présidente du comité et les procès-verbaux des réunions pour l’exercice 2021-2022 et a appuyé les travaux du CAE.

Résumé des sujets abordés aux réunions du CAE pour l’exercice 2020-2021

Voici les points abordés par le CAE au cours de l’exercice 2020-2021 :

Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG)

• Le BVG vérifie les états financiers annuels du Commissariat.
• Le 10 août 2021, Julie Tremblay, Nathalie Chartrand, et Katessa Valderrama du Bureau du vérificateur général ont présenté au CAE les résultats de la vérification des états financiers pour l’exercice 2020-2021. Mme Tremblay nous a informés que le rapport de l’auditeur indépendant ne comporte aucune réserve et que les états financiers ne comportent pas d’anomalies significatives.
• Elle a indiqué que deux risques avaient été soulevés dans le plan d’audit annuel à savoir 1) le contournement des contrôles par la direction; et 2) l’exhaustivité et l’exactitude des salaires.
• Dans le cas du deuxième risque, le BVG a fait savoir qu’une anomalie a été observée. Des charges salariales à payer d’années précédentes pourraient surévaluer les créditeurs et les charges à payer. Elle a noté que cette inexactitude n’a pas été corrigée, la direction ayant décidé de la corriger dans la prochaine année, compte tenu de l’importance relative de la correction à faire.
• Mme Chartrand a remercié le personnel du Commissariat pour son entière collaboration.
• Les représentants du BVG ont demandé aux membres du Comité d’audit et d’évaluation ainsi qu’aux participants s’ils étaient au fait de situations de fraude au Commissariat. Les membres et les participants ont répondu qu’ils n’étaient au fait d’aucune situation du genre.
• Une séance à huis clos s’est tenue entre les membres externes du CAE et les représentants du BVG.
• Le cycle d’audit s’est poursuivi le 1^er mars 2022 par un exposé présenté par Julie Tremblay et Riowen Abgrall du BVG sur le plan d’audit des états financiers de l’exercice 2021-2022. Mme Tremblay a noté que les risques restent inchangés par rapport à l’exercice précédent.

Commissariat – Plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques (PAEAR)

• Le CAE a discuté à quelques reprises le PAEAR du Commissariat. Les discussions ont porté entre autres sur la mise en œuvre des activités identifiées dans le plan.
• Des discussions ont eu lieu en particulier sur le profil de risque du Commissariat contenu dans le PAEAR tout en clarifiant les risques résiduels et les stratégies de mitigation de risques qui y sont associées.
• Une version révisée et simplifiée du plan a été présentée au CAE lors de la réunion du 3 décembre 2021. Cette mise à jour a été bien accueillie par le CAE.

Plan annuel du CAE de 2021-2022

• Le CAE a discuté du plan annuel pour l’année en cours et a planifié en conséquence les ordres du jour des réunions à venir afin de s’assurer de couvrir tous les éléments du plan. Certains éléments du plan ont été déplacés ou regroupés pour faciliter le déroulement des réunions.

Tableau de bord d’audit et de l’évaluation

• Le tableau de bord de la vérification et de l’évaluation a fait l’objet de discussions aux réunions du CAE. Les discussions ont porté notamment sur l’état d’avancement de chaque audit et évaluation prévue, ainsi que sur les modifications proposées au calendrier.
• Le comité a eu plusieurs discussions concernant les contrôles internes afin de préciser le rôle respectif de surveillance du BVG, du fournisseur de services et du Commissariat à cet égard. Il a été décidé qu’une évaluation des contrôles financiers internes sera intégrée dans le plan d’audit et d’évaluation pour compléter les autres mécanismes d’audit déjà en place. Une firme externe effectuera ce travail.
• Le comité a discuté du rapport d’évaluation cyclique de la dotation menée par la Commission de la fonction publique concernant le Commissariat. Deux éléments ont été portés à l’attention du comité et un suivi des recommandations sera inscrit dans le tableau de bord pour les années à venir. La qualité du travail de la Commission a été appréciée par le comité qui a noté l’utilité d’un tel appui pour de petites organisations comme le Commissariat.

Exercice de l’assurance de la qualité

• Le comité a discuté les résultats d’un rapport de l’exercice de l’assurance de la qualité de 2020-2021. Les résultats portaient sur la rapidité d’exécution et de l’efficacité de l’organisation.

Situation suite au COVID-19

• Le comité a obtenu à chacune des réunions une mise à jour des opérations compte tenu de la situation créée par le COVID-19, en particulier sur la poursuite des opérations en lien avec le mandat du Commissariat durant cette période. Cela a inclus le respect des normes de service, le déroulement des opérations reliées aux enquêtes, des mesures particulières reliées aux technologies de l’information pour permettre au personnel de poursuivre son travail.
• La question de l’éventuel retour au bureau a été discutée bien que la situation de télétravail se soit avérée être efficace en assurant la mise en œuvre du mandat du commissaire malgré les défis de la situation.
• Le comité a été informé que le plan de continuité des opérations a été mis à jour par le Commissariat à quelques occasions afin de refléter l’évolution de la situation, incluant suite à l’occupation du centre-ville par les camionneurs.

Valeurs et éthique organisationnelles

• Le comité a été informé que la rencontre annuelle sur les valeurs et éthique se tenait le 11 mars 2022 avec tout le personnel du Commissariat. Le comité s’est réjoui de cet engagement envers la mise en œuvre du Code de valeurs et d’éthique du Commissariat.

Opérations

• Régulièrement, le CAE a eu l’occasion d’examiner les statistiques opérationnelles et de formuler des commentaires à l’égard de celles-ci ainsi que sur les résultats des normes de rendement du Commissariat.

Budget

• Le CAE a examiné les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et a transmis ses observations au DPF. À chaque réunion, les membres ont obtenu une analyse et un rapport complets du DPF concernant les dépenses et les prévisions.

Ressources humaines

• Le CAE a discuté de questions touchant les ressources humaines, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification.

Technologie de l’information

• Les risques associés à la prestation des services de TI par la CCDP ont été discutés régulièrement par le CAE au cours de la période visée par le rapport, incluant les cybermenaces. Tant le PAEAR que le plan de continuité des opérations reflètent ces risques. Le DPF a informé les membres sur l’état du système incluant la gestion des dossiers, des documents et de l’information.

Rapports du Commissariat

• Le comité a fourni ses avis, lorsque nécessaire, sur le Plan ministériel du Commissariat, le Rapport sur les résultats ministériels ainsi que du rapport annuel du Commissariat.

Modifications portant sur le personnel de l’audit et de l’évaluation

• Aucune modification aux membres du comité n’a eu lieu durant la période de ce rapport. Cependant, vers la fin de l’exercice, Ludovic Noubissi a remplacé comme Dirigeant principal des finances Éric Trottier qui a quitté pour une autre organisation. Le comité a tenu à remercier M. Trottier pour l’appui qu’il a offert au comité au cours des dernières années.

Activités d’orientation et d’apprentissage

Symposium du Secrétariat du Conseil du Trésor pour les comités ministériels d’audit (CMA)

Les 1^er et 14 décembre 2021, Josée De La Durantaye et Jacques Paquette ont assisté au symposium du CMA. Le symposium était virtuel et s’est tenu en 2 demi-journées. Le symposium portait sur plusieurs thèmes dont l’audit en temps de pandémie, la diversité des compétences en audit et l’importance pour les comités de bâtir des relations de confiance avec la haute direction.

Ordre du jour des prochaines réunions du Comité

Certaines activités du CAE ont lieu chaque année, notamment :

• Formuler des conseils et des recommandations au commissaire à l’égard de questions relatives à la prestation de services, dont la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• Examiner les rapports d’audit et d’évaluation;
• Donner suite aux plans d’action de la direction, notamment aux recommandations formulées dans les rapports des autres agents du Parlement;
• Collaborer avec le BVG et le BCG, si nécessaire, compte tenu du statut d’agent du Parlement du Commissariat;
• Approfondir, en tant que Comité, la compréhension de l’administration et des activités du Commissariat dans le cadre de séances d’information données par des employés compétents sur ses opérations, de sorte que les membres du Comité soient mieux en mesure de donner des avis sur les risques;
• Examiner les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires le cas échéant sur le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et le rapport annuel du commissaire déposé au Parlement;
• Participer, au besoin, aux activités d’apprentissage proposées à l’ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités d’audit d’autres ministères et organismes.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat

Le CAE se réunit en tant que comité avec le personnel du Commissariat trois à cinq fois par année. Ainsi, il peut s’avérer difficile pour le CAE de remplir correctement le rôle qui lui est dévolu de formuler des conseils probants au commissaire sur le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance.

Afin de s’acquitter de son rôle, des mesures ont été prises pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CAE au commissaire au cours de la période visée et dans le présent rapport :

• Au cours de chaque réunion du CAE, les membres externes tiennent une séance à huis clos avec le commissaire.
• Au cours de la période visée par le rapport, la présidente a maintenu des contacts périodiques avec la DPV et le DPF.
• Les membres externes ont examiné les états financiers trimestriels du Commissariat et, à chaque réunion du CAE, des questions de nature financière ont été posées au DPF (dont les réponses ont été jugées satisfaisantes).
• Une évaluation des contrôles financiers internes à être effectuée par une firme externe a été intégrée dans le plan d’audit et d’évaluation pour compléter les autres mécanismes d’audit déjà en place.
• Les membres externes ont tenu une réunion à huis clos le 10 août 2021 avec la directrice principale du BVG responsable de la vérification des états financiers 2020-2021 du Commissariat. La vérification n’a pas relevé d’inexactitudes ou des préoccupations importantes qui devaient être portées à l’attention du CAE, du DPF, de la DVP ou du commissaire.

Après la prise de ces mesures, les membres externes du CAE ont estimé que le système de contrôle interne et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats, de notre point de vue et à notre connaissance.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions d’audit et d’évaluation internes

Le Comité a relevé ce qui suit :

• Le CAE se réunit périodiquement et est dirigé par une présidente externe. Sa composition est examinée annuellement et renouvelée au besoin.
• Les audits du BVG ont lieu chaque année et son personnel a salué la collaboration des représentants du Commissariat avec lesquels il a travaillé, ainsi que la collaboration des représentants de la CCDP et des fournisseurs de services financiers pour le Commissariat.
• Un plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le Comité, puis approuvé par le commissaire et est révisé au besoin. La DPV prépare le tableau de bord d’audit et d’évaluation, et le CAE l’examine au moins une fois par exercice.
• Le Commissariat a recours à des consultants externes pour obtenir des services professionnels dans les domaines de l’évaluation des risques, de l’audit et de l’évaluation, ainsi que de la planification de l’audit et de l’évaluation. Le CAE continuera de surveiller les résultats liés à la prestation de ces services.
• Il existe des fonds suffisants pour exécuter le plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques qui a été approuvé.

Le Comité continuera d’examiner la capacité et le rendement des fonctions d’audit et d’évaluation internes du Commissariat.

(La version originale a été signée par)

Josée De La Durantaye, présidente
Au nom du Comité d’audit et d’évaluation du Commissariat

Annexe A

Comités d’audit

La création, au sein des organisations du secteur public, de comités d’audit indépendants composés en majorité de personnes venant de l’extérieur de l’administration publique fédérale constitue un élément essentiel de la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor (le CT). Le rôle fondamental de ces comités consiste à veiller à ce que l’administrateur général obtienne des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de compte du ministère.

L’importance des comités d’audit a ensuite été confirmée par le législateur lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques pour y ajouter les exigences suivantes :

Prise des mesures nécessaires à l’audit interne (selon la Loi sur la gestion des finances publiques)

16.1 L’administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l’accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui-ci.
2006, ch. 9, art. 259.

Constitution d’un comité de vérification

16.2 Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles-ci, il incombe à l’administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification.
2006, ch. 9, art. 259.

Nomination

16.21(1) Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l’article 16.2, toute personne qui n’occupe pas de poste au sein de l’administration publique fédérale et qui possède les qualités exigées par ses instructions.

Comités d’audit et organismes parlementaires

La Politique d’audit interne du CT fait expressément mention des bureaux des agents du Parlement, notamment le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat). Sous réserve de l’observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique, s’ils le jugent approprié au regard des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui leur est conféré par la loi.

Audit et évaluation

Bien que l’audit et l’évaluation fassent l’objet de politiques distinctes au gouvernement fédéral, la gestion de ces fonctions s’effectue sans dissociation, particulièrement dans les petits organismes. Par souci d’efficacité, le comité d’audit du Commissariat est également responsable de l’évaluation, conformément à la Politique sur les résultats du CT, et s’appelle donc le Comité d’audit et d’évaluation (CAE).

Reddition des comptes du CAE

Le CAE joue un rôle consultatif. Le CAE rend des comptes uniquement au commissaire à l’intégrité du secteur public du Canada (le commissaire). À cet égard, les membres sont responsables de l’objectivité, de la qualité et de l’actualité des conseils qu’ils fournissent et de l’exécution de leurs responsabilités contractuelles. De plus, le CAE effectuera sur une base biannuelle une auto-évaluation de son travail.

Responsabilités du CAE

Les responsabilités du CAE, en conformité avec la Politique sur l’audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (1^er avril 2017), sont les suivantes :

• Formuler des recommandations et des conseils objectifs à l’intention du commissaire au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des missions d’audit interne liées à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat;
• Passer en revue, à l’aide d’une approche fondée sur les risques, tous les domaines de responsabilité des comités ministériels d’audit qui sont liés aux processus de gestion, de contrôle et de responsabilité qui sont déterminés par le contrôleur général du Canada. Ceux-ci incluent :
  • Valeurs et éthique
  • Gestion des risques
  • Fonction de vérification interne
  • Certificateurs internes
  • Suivi des plans d’action de la direction
  • États financiers et rapports des comptes publics
  • Rapports de reddition de comptes
• Fournir des conseils et des recommandations sur des questions dont la responsabilité incombe au commissaire, en tant qu’administrateur des comptes, ainsi que sur d’autres questions suivant une demande ou selon les besoins du commissaire.

En ce qui concerne les évaluations, le CAE fera ce qui suit :

• Donner des conseils au commissaire, au moyen de l’examen du plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques du Commissariat, au sujet des programmes et des opérations du Commissariat qui devraient faire l’objet d’une évaluation;
• Examiner le cadre de référence, la portée et le calendrier de toute évaluation prévue et donner des conseils à cet égard;
• Examiner les conclusions des évaluations effectuées et assurer la surveillance des plans d’action de la direction subséquents.