Rapport annuel du Comité d’audit et d’évaluation 2023-2024

Juin 2024 – Quinzième rapport annuel
pour l’exercice 2023-2024

Plan annuel et rapport annuel

Le Comité d’audit et d’évaluation (CAE) exerce ses activités conformément au plan annuel qui est préparé par le président et approuvé par le Commissaire. Le document précise le nombre de rencontres prévues pour l’exercice à venir ainsi que les sujets qui seront abordés pendant ces réunions. À la fin de chaque exercice, le président du CAE, en consultation avec d’autres membres externes, soumet un rapport (le présent document) à l’intention du Commissaire, dans lequel il décrit les activités menées par le CAE au cours de l’exercice, et fait une évaluation des systèmes, contrôles et autres outils de gestion qui sont en place au Commissariat.

Composition

Le président et les membres sont choisis par le Commissaire. Voici la composition du CAE au cours de l’exercice 2023-2024 :

Président

• Jacques Paquette, externe

Membres

• Joe Friday (jusqu’en septembre 2024) Commissaire
• Harriet Solloway (depuis septembre 2024) Commissaire
• Danièle Besner, externe

Participants réguliers non membres :

• Denis Bilodeau et depuis janvier 2024 Nicolas Palanque, sous-commissaire et dirigeant principal de la vérification (DPV)
• Ludovic Noubissi, dirigeant principal des finances (DPF)
• Heidi Bartman, dirigeante principale des résultats

Réunions

Le Comité s’est réuni aux dates suivantes au cours de l’exercice 2023-2024 :

• Le 12 mai 2023
• Le 12 septembre 2023
• Le 7 décembre 2023
• Le 22 février 2024

Au cours de cette exercice, toutes les réunions se sont tenues en personne. A chacune des réunions du CAE, les membres externes tiennent une séance à huis clos avec le Commissaire. De plus, une séance à huis clos s’est aussi tenue avec les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG).

Soutien au Comité

Le Comité a reçu des renseignements et du soutien de la direction pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions et responsabilités de façon efficace. Le Commissaire a également mis à la disposition du CAE ses rapports au Parlement, y compris son rapport annuel et ses rapports sur les cas traités.

La dirigeante principale des résultats a préparé les ordres du jour en consultation avec le président du Comité et les procès-verbaux des réunions pour l’exercice 2023-2024 et a appuyé les travaux du CAE.

Résumé des sujets abordés aux réunions du CAE pour l’exercice 2023-2024

Voici les points abordés par le CAE au cours de l’exercice 2023-2024 :

Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG)

• Le BVG vérifie les états financiers annuels du Commissariat ;
• Le 12 septembre 2024, Riowen Abgrall, Louiselle Otis et Sarah Bergeron du Bureau du vérificateur général ont présenté au CAE les résultats de la vérification des états financiers pour l’exercice 2022-2023. Mme Otis a indiqué qu’aucune anomalie significative ne fut trouvée autres que des anomalies mineures qui furent corrigées.
• Ainsi, à la suite de son examen, le BVG n’a pas émis de lettre de recommandations au Commissariat.
• Mme Otis a remercié le personnel du Commissariat pour son entière collaboration.
• Les représentants du BVG ont demandé aux membres du Comité d’audit et d’évaluation ainsi qu’aux participants s’ils étaient au fait de situations de fraude au Commissariat. Les membres et les participants ont répondu qu’ils n’étaient au fait d’aucune situation du genre.
• Les membres du Comité se sont dit satisfaits du rapport.
• Une séance à huis clos s’est tenue entre les membres externes du CAE et les représentants du BVG.
• Le cycle d’audit s’est poursuivi le 22 février 2024 par un exposé présenté par Louiselle Otis et Riowen Abgrall du BVG sur le plan d’audit des états financiers de l’exercice 2023-2024.
• Mme Otis a expliqué qu’en ce qui concerne les changements par rapport à l’exercice précédent, une revue en profondeur des travaux d’audit, incluant une comparaison avec d’autres agents du Parlement, avait été faite afin de rendre leur approche plus efficace et réduire les heures d’audits nécessaires.
• Le BVG a recommandé aux membres du Comité de prendre connaissance de leurs responsabilités de surveillance concernant les nouvelles exigences de divulgation au sujet de la du développement durable.
• La présentation des résultats de l’audit se fera lors de la rencontre du Comité à l’automne 2024.

Commissariat – Plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques (PAEAR)

• Le CAE a discuté à chacune de ses réunions le PAEAR du Commissariat. Les discussions ont porté entre autres sur la mise en œuvre des activités identifiées dans le plan. Mais lors de sa réunion de février 2024, le CAE a revu en détail la mise à jour du Plan ainsi que les précisions sur le profil de risque et les mesures de mitigation.
• Des discussions ont eu lieu sur la séquence planifiée des audits et évaluation afin d’assurer une répartition appropriée de la charge de travail au cours des années.
• Le format de l’annexe du PAER a été revue afin de faciliter un suivi plus précis des divers audits et évaluation en cours ou prévus.

Rapport annuel du CAE pour 2022-23

• Le rapport annuel du Comité d’audit et d’évaluation pour la période de 2022-23 a été approuvé et publié sur le site du commissariat.

Plan annuel du CAE de 2023-24

• Le CAE a discuté le plan annuel pour l’année en cours et a planifié en conséquence les ordres du jour des réunions à venir afin de s’assurer de couvrir tous les éléments du plan. Certains éléments du plan ont aussi été clarifiés afin de préciser les attentes et les échéanciers.

Mandat du CAE

• Le CAE a procédé à une révision régulière de son mandat afin de s’assurer qu’il soit à la fois complet et pertinent. Aucune modification n’a été apportée à la version mise à jour en mai 2023.

Tableau de bord d’audit et de l’évaluation

• Le tableau de bord de la vérification et de l’évaluation a fait l’objet de discussions à chacune des réunions du CAE. Les discussions ont porté notamment sur l’état d’avancement de chaque audit et évaluation, ainsi que sur les modifications proposées au calendrier lorsque nécessaire ;
• Le Comité a discuté du suivi de l’évaluation des opérations en réponse aux recommandations du plan d’action découlant de l’évaluation de 2019-20 du programme de gestion des divulgations et des représailles, ainsi que de l’exercice LEAN.
• Le CAE a discuté du rapport d’évaluation des menaces et des risques ainsi que du suivi approprié à mettre en place.
• Le Comité s’est penché sur les résultats de l’évaluation du site web du Commissariat, des enjeux soulevés et de la meilleure manière de procéder avec la mise en œuvre des recommandations.
• Le Comité a revu le calendrier de l’audit des diverses composantes du système de contrôle interne cyclique échelonné au cours des prochaines années.

Plan de continuité des opérations

• Le Comité a été informé de la dernière mise à jour du plan de continuité des opérations. Cette mise à jour a tenu compte de l’expérience acquise durant la pandémie. La capacité de télétravail de tout le personnel ajoute une assurance quant à la capacité du Commissariat à répondre rapidement à certaines situations disruptives.
• Étant donné la fin de la pandémie, il a été décidé que la revue du plan ne se fera désormais que sur une base annuelle.

Rapport comparatif LPFDAR 2017-2022

• Le rapport comparatif de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) 2017-2022 a été présenté au Comité. Ce rapport compare les données du régime interne fédéral aux données du Commissariat en matière d’enquêtes concernant la LPFDAR. Ce rapport souligne également les différences méthodologiques des deux entités, ce qui rend la comparaison difficile. Le Comité a discuté les données de l’exercice 2020-2021.

Valeurs et éthique organisationnelles

• La mise à jour du Code de valeurs et éthique du Commissariat a été présenté et discuté au CAÉ. Elle a expliqué que plusieurs consultations avec les employés et l’équipe de gestion avaient eu lieu et que la participation avait été très bonne. Ces consultations comportaient des ateliers avec des exemples de comportements à éviter.
• Le Comité a été informé qu’une séance sur le Code de valeurs et d’éthique aurait lieu lors de la rencontre de tout le personnel du Commissariat en mars 2024.

Résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2022

• Le Comité a discuté des résultats du Commissariat au Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2022. Il a été noté que le Commissariat affiche des résultats très positifs. Les membres du Comité ont rappelé l’importance du bien-être au travail, ce qui semble être bien reflété au Commissariat.

Budget

• Le CAE a examiné les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et a transmis ses observations au DPF. À chaque réunion, les membres ont obtenu une analyse et un rapport complets du DPF concernant les dépenses et les prévisions.

Ressources humaines

• Le CAE a été informé des diverses questions touchant les ressources humaines, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification.

Technologie de l’information

• Le CAE a discuté à quelques reprises la question du soutien en technologies de l’information, incluant les diverses options que le Commissariat envisage à ce sujet.
• Le Comité a aussi discuté l’implantation du nouveau système de gestion de cas et de la nouvelle approche qu’a décidé de prendre le Commissariat à cet égard.

Rapports du Commissariat

• Le Comité a fourni ses avis, lorsque nécessaire, sur le Plan ministériel du Commissariat, le Rapport sur les résultats ministériels ainsi que du rapport annuel du Commissaire.

Modifications portant sur le personnel de l’audit et de l’évaluation

• Durant la période de ce rapport, deux changements ont eu lieu. Mme Solloway a pris ses fonctions comme nouveau Commissaire en septembre 2023 et M. Palanque est devenu le nouveau Dirigeant principal de la vérification en janvier 2024.

Activités d’orientation et d’apprentissage

Symposium du Secrétariat du Conseil du Trésor pour les comités ministériels d’audit (CMA)

• Les 7 et 15 novembre 2023, Jacques Paquette et Daniele Besner ont assisté au symposium du CMA. Le symposium était virtuel et s’est tenu en 2 demi-journées. Le symposium portait sur plusieurs thèmes dont le rôle des CAE dans un éventuel contexte de restrictions budgétaires, les enjeux de ressources humaines, les normes ESG et leur possible application dans le secteur public, le dialogue sur les valeurs et éthique lancé par le Greffier du Conseil privé et finalement, le rôle des CAE dans le développement de grands projets.

Ordre du jour des prochaines reunions du comite

Certaines activités du CAE ont lieu chaque année, notamment :

• Formuler des conseils et des recommandations au Commissaire à l’égard de questions relatives à la prestation de services, dont la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• Évaluer les risques ainsi que les suivis appropriés y compris les stratégies de mitigation ;
• Examiner les rapports d’audit et d’évaluation ;
• Donner suite aux plans d’action de la direction, notamment aux recommandations formulées dans les rapports des autres agents du Parlement;
• Collaborer avec le BVG et le BCG, si nécessaire, compte tenu du statut d’agent du Parlement du Commissariat;
• Approfondir, en tant que Comité, la compréhension de l’administration et des activités du Commissariat dans le cadre de séances d’information données par des employés compétents sur ses opérations, de sorte que les membres du Comité soient mieux en mesure de donner des avis sur les risques;
• Examiner les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires le cas échéant sur le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et le rapport annuel du Commissaire déposé au Parlement;
• Participer, au besoin, aux activités d’apprentissage proposées à l’ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités d’audit d’autres ministères et organismes.

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat

Le CAE se réunit en tant que comité avec le personnel du Commissariat trois à cinq fois par année. Ainsi, il peut s’avérer difficile pour le CAE de remplir correctement le rôle qui lui est dévolu de formuler des conseils probants au Commissaire sur le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance.

Afin de s’acquitter de son rôle, des mesures ont été prises pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CAE au Commissaire au cours de la période visée et dans le présent rapport :

• Au cours de chaque réunion du CAE, les membres externes tiennent une séance à huis clos avec le Commissaire ;
• Au cours de la période visée par le rapport, le président a maintenu des contacts périodiques avec la DPV et le DPF ;
• Les membres externes ont examiné les états financiers trimestriels du Commissariat et, à chaque réunion du CAE, des questions de nature financière ont été posées au DPF ;
• Des évaluations des divers contrôles financiers internes à être effectuées par une firme externe ont été intégrées dans le plan d’audit et d’évaluation pour compléter les autres mécanismes d’audit déjà en place ;
• Les membres externes ont tenu une réunion à huis clos le 12 septembre 2023 avec les représentants du BVG responsables de la vérification des états financiers 2022-2023 du Commissariat. La vérification n’a pas relevé d’inexactitude ou de préoccupation importantes qui devaient être portées à l’attention du CAE, du DPF, de la DVP ou du Commissaire.

Après mise en œuvre de ces mesures, les membres externes du CAE ont estimé qu’à leur point de vue et à leur connaissance, le système de contrôle interne et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats.

Examen de la capacite et du rendement des fonctions d’audit et d’evaluation internes

Le Comité a relevé ce qui suit :

• Le CAE se réunit périodiquement et est dirigé par un président externe. Sa composition est examinée annuellement et renouvelée au besoin;
• Les audits du BVG ont lieu chaque année et son personnel a salué la collaboration des représentants du Commissariat avec lesquels il a travaillé, ainsi que la collaboration des représentants de la CCDP et des fournisseurs de services financiers pour le Commissariat ;
• Un plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le Comité, puis approuvé par le Commissaire et est révisé au besoin. La DPV prépare le tableau de bord d’audits et d’évaluations, et le CAE l’examine au moins une fois par exercice ;
• Le Commissariat a recours à des consultants externes pour obtenir des services professionnels dans les domaines de l’évaluation des risques, de l’audit et de l’évaluation, ainsi que de la planification de l’audit et de l’évaluation. Le CAE continuera de surveiller les résultats liés à la prestation de ces services ;
• Il existe des fonds suffisants pour exécuter le plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques qui a été approuvé ;

Le Comité continuera d’examiner la capacité et le rendement des fonctions d’audit et d’évaluation internes du Commissariat.

(La version originale a été signée par)

Jacques Paquette, président
Au nom du Comité d’audit et d’évaluation du Commissariat

Annexe A

Comités d’audit

La création, au sein des organisations du secteur public, de comités d’audit indépendants composés en majorité de personnes venant de l’extérieur de l’administration publique fédérale constitue un élément essentiel de la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor (le CT). Le rôle fondamental de ces comités consiste à veiller à ce que l’administrateur général obtienne des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de compte du ministère.

L’importance des comités d’audit a ensuite été confirmée par le législateur lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques pour y ajouter les exigences suivantes :

Prise des mesures nécessaires à l’audit interne (selon la Loi sur la gestion des finances publiques) :

16.1 L’administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l’accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui-ci.

2006, ch. 9, art. 259.

Constitution d’un comité de vérification

16.2 Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles-ci, il incombe à l’administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification.

2006, ch.9, art. 259.

Nomination

16.21(1) Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l’article 16.2, toute personne qui n’occupe pas de poste au sein de l’administration publique fédérale et qui possède les qualités exigées par ses instructions.

Comités d’audit et organismes parlementaires

La Politique d’audit interne du CT fait expressément mention des bureaux des agents du Parlement, notamment le Commissariat à l’intégrité du secteur public (le Commissariat). Sous réserve de l’observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique, s’ils le jugent approprié au regard des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui leur est conféré par la loi.

Audit et évaluation

Bien que l’audit et l’évaluation fassent l’objet de politiques distinctes au gouvernement fédéral, la gestion de ces fonctions s’effectue sans dissociation, particulièrement dans les petits organismes. Par souci d’efficacité, le comité d’audit du Commissariat est également responsable de l’évaluation, conformément à la Politique sur les résultats du CT, et s’appelle donc le Comité d’audit et d’évaluation (CAE).

Reddition des comptes du CAE

Le CAE joue un rôle consultatif. Le CAE rend des comptes uniquement au Commissaire à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissaire). À cet égard, les membres sont responsables de l’objectivité, de la qualité et de l’actualité des conseils qu’ils fournissent et de l’exécution de leurs responsabilités contractuelles. De plus, le CAE effectuera sur une base biannuelle une auto-évaluation de son travail.

Responsabilités du CAE

Les responsabilités du CAE, en conformité avec la Politique sur l’audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (1 avril 2017), sont les suivantes :

• Formuler des recommandations et des conseils objectifs à l’intention du Commissaire au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des missions d’audit interne liées à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat ;
• Passer en revue, à l’aide d’une approche fondée sur les risques, tous les domaines de responsabilité des comités ministériels d’audit qui sont liés aux processus de gestion, de contrôle et de responsabilité qui sont déterminés par le contrôleur général du Canada. Ceux-ci incluent :
  • Valeurs et éthique
  • Gestion des risques
  • Fonction de vérification interne
  • Certificateurs internes
  • Suivi des plans d’action de la direction
  • États financiers et rapports des comptes publics
  • Rapports de reddition de comptes
• Fournir des conseils et des recommandations sur des questions dont la responsabilité incombe au Commissaire, en tant qu’administrateur des comptes, ainsi que sur d’autres questions suivant une demande ou selon les besoins du Commissaire ;

En ce qui concerne les évaluations, le CAE fera ce qui suit :

• Donner des conseils au Commissaire, au moyen de l’examen du plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques du Commissariat, au sujet des programmes et des opérations du Commissariat qui devraient faire l’objet d’une évaluation ;
• Examiner le cadre de référence, la portée et le calendrier de toute évaluation prévue et donner des conseils à cet égard ;
• Examiner les conclusions des évaluations effectuées et assurer la surveillance des plans d’action de la direction subséquents.