Annexe – Évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers 2010-2011

Annexe à l’évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers
pour l’exercice prenant fin le 31 mars 2011 (non vérifiée)

1. Introduction

Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le présent document non vérifié figure en annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat) pour l’exercice 2010-2011. Il résume les mesures qu’a prises le Commissariat pour se doter d’un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l’information sommaire sur les évaluations menées par le Commissariat jusqu’au 31 mars 2011, notamment des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au Commissariat.

La politique stipule entre autres que les ministères doivent procéder chaque année à une évaluation de leur système de CIRF, élaborer des plans d’action pour les rajustements nécessaires et annexer à leur Déclaration de responsabilité de la direction, un résumé des résultats de leurs évaluations ainsi que de leur plan d’action.

La raison d’être d’un système efficace de CIRF, c’est de produire des états financiers fiables et de donner l’assurance :

• que les opérations sont dûment autorisées;
• que les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• que les biens sont à l’abri du gaspillage, de l’abus, de la fraude et de la mauvaise gestion;
• que les politiques, les lois et les règlements applicables sont respectés.

Il convient de souligner que les systèmes de CIRF sont conçus non pour faire complètement disparaître tous les risques, mais pour les ramener à un degré raisonnable grâce à des contrôles pondérés et proportionnels à ces risques.

1.1  Pouvoirs, mandat et activités de programme

Le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada est un agent du Parlement indépendant, chargé d’administrer la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (la LPFDAR ou la Loi), en vigueur depuis avril 2007. Le Commissariat a pour mandat d’offrir un mécanisme sûr, confidentiel et indépendant dans les cas suivants :

• divulgation d’actes répréhensibles dans le secteur public fédéral, par des fonctionnaires ou le grand public;
• plaintes en matière de représailles formulées par des fonctionnaires ou d’anciens fonctionnaires.

Voici le résultat stratégique et les deux activités de programme du Commissariat :

(version textuelle)

Les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat sont expliqués en détail dans ses rapports sur les plans et les priorités, ses rapports ministériels sur le rendement et ses rapports annuels.

1.2  Données financières

En 2010-2011, les dépenses ont atteint en tout 5 977 768 $, ce qui comprenait essentiellement les salaires ainsi que les services professionnels et les services spéciaux. Le total des dépenses pour l’exercice a progressé de 48 % par rapport à l’exercice précédent :

• les coûts associés au départ de l’ancienne commissaire ainsi qu’à l’examen, par un tiers, des dossiers clos;
• l’augmentation des charges salariales, essentiellement pour le service des enquêtes et des demandes de renseignements;
• le recours accru à des services professionnels (par exemple, services juridiques, services de transcription, évaluation du rendement) liés au Programme de gestion des divulgations et des représailles.

États financiers

Il est possible de consulter les états financiers du Commissariat, vérifiés par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), sur le site Web du Commissariat. Depuis 2008, celui-ci a reçu des opinions de vérification sans réserve sur ses états financiers de la part du BVG, y compris ceux pour l’exercice 2010-2011. Il est également possible d’obtenir des renseignements sur le site Web des Comptes publics du Canada.

1.3  Accords de service concernant les états financiers

Pour le traitement de certaines opérations qui figurent dans ses états financiers, le Commissariat fait appel à d’autres organismes. Voici quelques-unes de ces ententes :

Ententes communes

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) assure une gestion centralisée du paiement des salaires et des avantages sociaux ainsi que de l’acquisition de certains biens et de certains services, en plus de fournir des locaux au nom du Commissariat.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) transmet chaque année, un montant en dollars pour les régimes d’assurance maladie et de soins dentaires financés par l’administration centrale et l’information servant au calcul des diverses charges à payer et provisions, comme les indemnités de départ.

Ententes spéciales

En tant que très petit organisme (moins de 50 employés à temps plein), le Commissariat a établi des ententes de services partagés au moyen de protocoles d’entente avec d’autres ministères dans le but de réaliser des économies et d’avoir accès à des domaines de compétences particuliers.
 
La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit des services dans les domaines de la gestion des finances (à savoir le traitement des opérations et la production de rapports), des cotes de sécurité et ententes liées à la sécurité de l’immeuble, de l’approvisionnement et des contrats, des télécommunications, de la gestion de l’information, des technologies de l’information, des systèmes financiers et des systèmes d’information sur les ressources humaines.

TPSGC fournit des services dans les domaines de la gestion des ressources humaines, à savoir la planification, la dotation, la classification, les relations de travail, les politiques et procédures, et la production de rapports en matière de ressources humaines auprès des organismes centraux.

1.4  Changements notables au cours de l’exercice 2010-2011

• Départ de l’ancienne commissaire en octobre 2010 et nomination d’un commissaire par intérim en décembre 2010.
• Nomination d’un nouveau dirigeant principal des finances en février 2011 et affectation de l’ancien dirigeant principal des finances à la fonction de directeur exécutif.

2. Environnement de contrôle du Commissariat se rattachant au contrôle exercé en matière de rapports financiers

Le Commissariat reconnaît que les cadres supérieurs doivent veiller à ce que les gestionnaires à tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer pour garantir l’efficacité du système de CIRF et qu’ils possèdent les outils qu’il faut pour assumer ce rôle efficacement. Le Commissariat entend améliorer continuellement son environnement de contrôle en empruntant une approche axée sur les risques et par des investissements cohérents dans les ressources, de telle sorte que l’innovation et l’amélioration continues se fassent à un prix raisonnable.

2.1  Positions, rôles et responsabilités clés

Voici les positions clés et les comités du Commissariat, assortis des responsabilités à assumer pour veiller à l’efficacité du système de CIRF et effectuer des tests à cette fin.

Commissaire – Le commissaire est l’administrateur principal et l’agent comptable du Commissariat. À titre d’agent comptable, il assume la responsabilité principale et le leadership quant aux mesures visant le maintien de l’efficacité du système de contrôle interne. Dans ce contexte, il préside le Comité exécutif du Commissariat et il est membre du Comité d’évaluation et de vérification.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le dirigeant principal des finances du Commissariat relève directement du commissaire et exerce un leadership pour la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l’évaluation annuelle.

Cadres supérieurs et gestionnaires du ministère – Les cadres supérieurs du Commissariat et les gestionnaires du ministère responsables de l’exécution des programmes doivent veiller à l’efficacité des différents aspects du système de CIRF qui s’inscrivent dans leur mandat ainsi que procéder à des tests à cette fin.

Adjoint au dirigeant principal des finances – L’adjoint au dirigeant principal des finances du Commissariat est un gestionnaire principal des finances à la Commission canadienne des droits de la personne, qui donne des conseils et du soutien au DPF du Commissariat. Les fonctions et les responsabilités de l’adjoint au dirigeant principal des finances sont décrites dans un protocole d’entente pour les services de gestion financière et dans l’instrument courant de délégation des pouvoirs financiers du Commissariat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Relevant directement du commissaire, le DPV du Commissariat élabore des plans de vérification axés sur les risques, conformes aux objectifs de l’organisation.

Comité d’évaluation et de vérification - Ce comité consultatif se prononce avec objectivité sur les états financiers du Commissariat ainsi que sur sa gestion des risques, ses contrôles, et ses cadres de gouvernance. Comptant quatre membres extérieurs à l’organisation, le commissaire, le DPV et le DPF, il révise le profil de risque du Commissariat, ses rapports internes ainsi que son système de contrôle interne, ce qui englobe les évaluations et les plans d’action liés à l’efficacité du CIRF.

2.2 Principales mesures prises par l’organisation

L’environnement de contrôle du Commissariat inclut également une série de mesures destinées à aider son personnel à diminuer les risques par la sensibilisation, la transmission des connaissances appropriées et la prestation des outils pertinents, de même que le développement des compétences. Voici les principales mesures.

• Un profil de risque mis à jour annuellement;
• des ententes de rendement annuelles avec des cadres supérieurs, qui définissent clairement les buts et les objectifs;
• la mise à jour périodique du tableau de la délégation des pouvoirs de signature des documents financiers au besoin;
• la documentation et l’évaluation de la conception et de l’efficacité opérationnelle de ses principaux processus administratifs et contrôles financiers;
• la préparation et la mise en œuvre de plans d’action de gestion en réponse aux observations et aux recommandations faites pendant l’examen de l’efficacité des contrôles;
• la conception de directives et de lignes directrices adaptées à l’environnement de contrôle du Commissariat;
• des initiatives d’échange de connaissances et de communication visant les principaux secteurs de la gestion financière.

3. Évaluation du système de contrôle interne en matière de rapports financiers

3.1 Processus d’évaluation

Pour satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, en 2008 2009, le Commissariat a donc décrit et examiné l’efficacité de la conception des principaux processus et contrôles financiers. Depuis 2009-2010, il évalue l’efficacité opérationnelle de ses processus et de ses contrôles. Étant donné qu’il reçoit des services de gestion financière de la part de la CCDP, les mesures de contrôle à la CCDP ont également été décrites et évaluées en 2009-2010 et en 2010-2011.

On entend par efficacité de la conception le fait que les points de contrôle clés sont définis, documentés, bien en place et alignés sur les risques (pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à réduire), et que des mesures de redressement se prennent. L’évaluation de ce critère passe entre autres par la schématisation des processus essentiels.

Il y a efficacité opérationnelle quand l’application des contrôles clés a été évaluée sur une période déterminée, et quand les mesures de redressement nécessaires se prennent. Ces tests englobaient tous les types de contrôle financier du ministère, notamment les contrôles d’entité ou ministériels et les contrôles des processus administratifs.

Ces tests englobent tous les types de contrôle du ministère, notamment les contrôles d’entité ou ministériels, les contrôles informatiques généraux et les contrôles des processus administratifs.

L’évaluation de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle du système ministériel de CIRF permettra d’assurer une surveillance suivie et une amélioration continue du système du Commissariat.

Recommandations et plans d’action. Ces évaluations jettent les bases grâce auxquelles le Commissariat peut poursuivre la mise en œuvre des plans d’action en vue de renforcer les contrôles liés aux processus.

3.2  Portée de l’évaluation

Pour satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, le Commissariat a évalué ses dossiers financiers en établissant les grands processus administratifs ainsi que les principaux points de contrôle. Il a alors décelé les lacunes possibles dans le cadre de contrôle interne et il a affecté un degré de risque à chaque processus de contrôle visé.

Conscient d’être une jeune organisation qui en est à l’étape du démarrage, le Commissariat s’est penché sur neuf processus de contrôle administratif clés. On a procédé à une évaluation préliminaire des contrôles au niveau de l’entité dans la perspective des processus de contrôle administratif visés.

Voici les principaux processus de contrôle administratifs qui ont été décrits et évalués :

• administration de la paye;
• frais d’exploitation et paiement des fournisseurs;
• utilisation de cartes d’achat et de voyage;
• frais d’accueil; 
• frais de voyage; 
• petite caisse; 
• utilisation de dispositifs sans fil;
• délégation des pouvoirs financiers;
• préparation de rapports financiers et cycles de fermeture de période (CCDP);
• établissement du budget et des prévisions.

En date du 31 mars 2011, les tâches suivantes étaient en grande partie achevées :

• mise à jour des documents sur les contrôles internes en fonction des changements apportés aux processus et aux contrôles liés au CIRF, notamment les liens appropriés avec les politiques et les procédures, et confirmation que grâce à ces changements, les risques établis ont diminué dans la perspective de la conception;
• schématisation des processus clés au moyen d’organigrammes et de différentes approches descriptives en vue d’établir les grands risques et les points de contrôle;
• examens de chaque processus administratif afin de confirmer que les contrôles fonctionnaient comme prévu dans les documents de conception;
• évaluation de l’efficacité des contrôles des processus par échantillonnage des opérations;
• élaboration de plans d’action en réponse aux recommandations concernant les possibilités d’amélioration établies.

4. Résultats de l’évaluation annuelle

4.1 Efficacité de la conception des contrôles essentiels

En testant l’efficacité de la conception, le Commissariat a produit et mis à jour des documents sur les processus administratifs et il a validé les processus clés auprès des différents intervenants. Il a évalué l’efficacité de la conception en discutant avec des cadres et en procédant à une comparaison des pratiques et des contrôles avec les exigences énoncées dans les politiques, les directives et les lignes directrices du Conseil du Trésor.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

En évaluant l’efficacité opérationnelle des contrôles clés en 2010-2011, le Commissariat a tenu compte des résultats des vérifications des états financiers, effectuées par le BVG, ainsi que des résultats de l’examen visant l’efficacité de la conception des contrôles clés effectué dans les années précédentes. Au cours de l’exercice 2009-2010 et 2010-2011, le Commissariat a réalisé des tests en vue d’établir l’efficacité opérationnelle dans les secteurs des dépenses d’exploitation.

Les résultats des tests effectués en 2010-2011 en vue de déterminer l’efficacité de la conception et de l’exploitation ont permis d’établir qu’il y avait lieu d’apporter d’autres améliorations dans les domaines suivants :

• renforcer les points de contrôle par rapport à l’approvisionnement, plus particulièrement dans le domaine de la documentation contenue dans les dossiers concernant les marchés non concurrentiels;
• renforcer le suivi et la surveillance, notamment en élaborant une directive, pour la gestion des biens afin d’assurer l’utilisation et la protection adéquates des biens et d’accroître l’efficacité des contrôles;
• formation générale et encadrement par rapport aux responsabilités se rapportant aux pouvoirs financiers délégués et à l’utilisation des rapports financiers.

5. Plan d’action et échéanciers

5.1  Plan d’action du ministère

Voici un résumé des mesures prises par le Commissariat jusqu’à présent afin de faire face aux ajustements importants liés au CIRF ainsi qu’aux tâches qui devraient être accomplies dans les années à venir.

État d’avancement au 31 mars 2011

En date du 31 mars 2011, le Commissariat avait réalisé des progrès remarquables dans l’évaluation et l’amélioration de ses principaux contrôles dans le système de CIRF. Voici une rétrospective des progrès accomplis jusqu’à maintenant.

Voici les travaux que le Commissariat a réalisés :

• mise à jour de l’évaluation des risques du ministère et de l’élaboration d’un plan de vérification interne pour la période allant de 2010-2011 à 2012-2013;
• élaboration d’un plan stratégique pour 2010-2013;
• élaboration des principes régissant l’affectation des budgets et l’établissement des prévisions; 
• développement des connaissances et accroissement de la sensibilisation, du point de vue de l’obligation de rendre compte, aux fonctions et aux responsabilités des intervenants concernant l’efficacité continue des contrôles internes;
• amélioration des documents contenus dans les dossiers, à l’appui de l’approbation des dépenses;
• confirmation que les autorisations requises liées à la LGFP s’obtiennent en temps voulu; 
• élaboration et mise en œuvre de directives et de lignes directrices liées aux processus de gestion financière, propres à l’environnement de contrôle du Commissariat;
• description des processus et des contrôles clés dans les secteurs de la gestion financière et de la préparation de rapports;
• amélioration des processus d’approvisionnement et de la documentation contenue dans les dossiers de façon à ce que les pratiques relatives à l’adjudication de contrats soient conformes à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor;
• formation et conseils donnés aux gestionnaires sur la façon d’appliquer les pouvoirs financiers délégués.

Voici les travaux que le Commissariat a commencés ou qu’il a en partie terminés : 

• élaborer une directive pour la gestion des biens, décrivant clairement les responsabilités qui s’appliquent à la protection des biens, à la tenue de dossiers et au contrôle de l’inventaire;
• trouver des façons d’optimiser l’utilisation du système financier par rapport aux outils et aux rapports financiers;
• s’occuper d’autres secteurs à améliorer, établis pendant l’évaluation au cours de l’exercice 2010-2011.

5.2  Plans d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

En 2011-2012, le Commissariat prévoit concentrer ses efforts sur les points suivants :

• consigner les contrôles internes et procéder à des évaluations ciblées, et ce en fonction des risques;
• élaborer un code de conduite pour l’organisation, qui s’harmonise avec le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, que publiera le SCT;
• procéder à des évaluations particulières fondées sur le Cadre de responsabilisation de gestion, notamment des aspects se rapportant aux éléments suivants :
  •  l’efficacité de la structure de gestion;
  • l’efficacité de la gestion ministérielle des risques;
  • la continuité des opérations;
• élaborer et mettre en œuvre des plans d’action se rapportant aux recommandations ou encore aux secteurs dont l’amélioration s’impose.

En 2012-2013, le Commissariat prévoit concentrer ses efforts sur les points suivants :

• consigner les contrôles internes et procéder à des évaluations ciblées, et ce en fonction des risques;
• procéder à des évaluations particulières fondées sur le Cadre de responsabilisation de gestion, notamment des aspects se rapportant aux éléments suivants :
  • la culture de l’organisation;
  • la GI/TI;
  • le bien-fondé du cadre de rendement;
• élaborer et mettre en œuvre des plans d’action se rapportant aux recommandations ou encore aux secteurs dont l’amélioration s’impose.