Rapport ministériel sur le rendement 2011-2012 - Annexe à l’évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice prenant fin le 31 mars 2012

1. Introduction

Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le présent document non vérifié figure en annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (ISPC ou le Commissariat) pour l’exercice 2011-2012. Il résume les mesures qu’a prises le Commissariat pour se doter d’un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l’information sommaire sur les évaluations menées par le Commissariat jusqu’au 31 mars 2012, notamment des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes, ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au Commissariat.

La politique stipule entre autres que les ministères doivent procéder chaque année à une évaluation de leur système de CIRF, élaborer des plans d’action pour les rajustements nécessaires et annexer à leur Déclaration de responsabilité de la direction, un résumé des résultats de leurs évaluations ainsi que de leur plan d’action.

La raison d’être d’un système efficace de CIRF, c’est de produire des états financiers fiables et de donner l’assurance :

• que les opérations sont dûment autorisées;
• que les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• que les biens sont à l’abri du gaspillage, de l’abus, de la fraude et de la mauvaise gestion;
• que les politiques, les lois et les règlements applicables sont respectés.

Il convient de souligner que les systèmes de CIRF sont conçus non pour faire complètement disparaître tous les risques, mais pour les ramener à un degré raisonnable grâce à des contrôles pondérés et proportionnels à ces risques.

Pour garantir un système efficace de CIRF, il faut un processus permanent de détermination et de hiérarchisation des risques et des contrôles visant l’atténuation de ces risques, ainsi qu’un suivi des résultats afin d’assurer une amélioration continue. Voilà pourquoi la portée, la rapidité et l’état d’avancement de l’évaluation, par les ministères, de leur système de CIRF varient en fonction des risques auxquels ils sont exposés et de l’environnement unique dans lequel chacun d’eux évolue.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada est une agence du Parlement indépendante, chargée d’administrer la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (la LPFDAR ou la Loi), en vigueur depuis avril 2007. Le Commissariat a pour mandat d’offrir un mécanisme sûr, confidentiel et indépendant dans les cas suivants :

• divulgation d’actes répréhensibles dans le secteur public fédéral, par des fonctionnaires ou le grand public;
• plaintes en matière de représailles déposées par des fonctionnaires actifs et à la retraite.

Les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat sont expliqués en détail dans ses rapports sur les plans et les priorités, ses rapports ministériels sur le rendement et ses rapports annuels.

1.2 Données financières

En 2011-2012, les dépenses ont totalisé 5 931 422 $ dont 87% étaient attribuables aux salaires ainsi qu’aux services professionnels et aux services spéciaux. Le total des dépenses pour 2011-2012 a diminué de 50 081 $ ou 1 % par rapport à l’exercice précédent principalement pour les raisons suivantes :

• une réduction des coûts liés à des frais ponctuels d’un montant total de 533 420 $ supportés en 2010-2011 concernant l’indemnité de départ versée à l’ancienne commissaire et les avantages sociaux qui lui ont été accordés, et à la variation nette des coûts des services professionnels de 170 911 $ à l’égard de l’examen, par un tiers, des dossiers clos;
• une réduction des dépenses de 42 656 $ liées aux indemnités de départ, étant donné que certaines conventions collectives et conditions d’emploi des cadres supérieurs ont éliminé l’accumulation des indemnités de départ en cas de départ volontaire ou de retraite;
• une hausse de 440 760 $ en 2011-2012 pour les coûts liés aux salaires et aux avantages sociaux, étant donné que le Commissariat a doté certains postes à pourvoir au cours de l’année, principalement des postes d’enquêteurs et d’analystes qui administrent le programme concernant la divulgation d’actes répréhensibles et les représailles;
• une augmentation de 118 025 $ des dépenses liées aux services professionnels supportées pour soutenir la hausse des activités de dotation et une augmentation de 96 559 $ des dépenses en matériel attribuable en grande partie à l’achat du mobilier de bureau pour répondre à l’expansion du Commissariat qui a atteint sa pleine capacité;
• le solde de l’augmentation nette de 41 562 $ traduit des modifications moins importantes des activités et des coûts.

États financiers

Il est possible de consulter les états financiers d’ISPC, vérifiés par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), sur le site Web du Commissariat. Le Commissariat a reçu des opinions de vérification sans réserve sur ses états financiers de la part du Bureau du vérificateur général du Canada, qui s’occupe des vérifications du Commissariat depuis 2008. Il est également possible d’obtenir des renseignements sur le site Web des Comptes publics du Canada.

1.3 Accords de service concernant les états financiers

Pour le traitement de certaines opérations qui figurent dans ses états financiers, le Commissariat fait appel à d’autres organismes. Voici quelques-unes de ces ententes.

Ententes communes

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) assure une gestion centralisée du paiement des salaires et des avantages sociaux ainsi que de l’acquisition de certains biens et de certains services, en plus de fournir des locaux au nom du Commissariat.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit au Commissariat les renseignements servant au calcul des diverses charges à payer et provisions, comme les indemnités de départ.

Ententes spéciales

En tant que très petit organisme (moins de 50 employés à temps plein), le Commissariat a établi des ententes de services partagés au moyen de protocoles d’entente avec d’autres ministères dans le but de réaliser des économies et d’avoir accès à des domaines de compétences particuliers.

La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit des services dans les domaines de la gestion des finances (à savoir le traitement des opérations et la production de rapports), des cotes de sécurité et ententes liées à la sécurité de l’immeuble, de l’approvisionnement et des contrats, des télécommunications, de la gestion de l’information, des technologies de l’information, des systèmes financiers et des systèmes d’information sur les ressources humaines.

TPSGC fournit des services dans les domaines de la gestion des ressources humaines, à savoir la planification, la dotation, la classification, les relations de travail, les politiques et procédures, et la production de rapports en matière de ressources humaines auprès des organismes centraux.

1.4 Changements notables au cours de l’exercice 2011-2012

• Le commissaire par intérim, Mario Dion, a été nommé commissaire en décembre 2011.
• Une nouvelle dirigeante principale des finances (DPF), Patricia Fraser, est entrée en fonction au Commissariat en septembre 2011.

2. Environnement de contrôle du Commissariat se rattachant au contrôle exercé en matière de rapports financiers

Le Commissariat reconnaît que les cadres supérieurs doivent veiller à ce que les gestionnaires à tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer pour garantir l’efficacité du système de CIRF et qu’ils possèdent les outils qu’il faut pour assumer ce rôle efficacement. Le Commissariat entend améliorer continuellement son environnement de contrôle en empruntant une approche axée sur les risques et par des investissements cohérents dans les ressources, de telle sorte que l’innovation et l’amélioration continues se fassent à un prix raisonnable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités clés

Voici les positions clés et les comités du Commissariat, assortis des responsabilités à assumer pour veiller à l’efficacité du système de CIRF et effectuer des tests à cette fin.

Commissaire – Le commissaire est l’administrateur principal et l’agent comptable du Commissariat. À titre d’agent comptable, il assume la responsabilité principale et le leadership quant aux mesures visant le maintien de l’efficacité du système de contrôle interne. Dans ce contexte, il préside le Comité exécutif du Commissariat et il est membre du Comité d’évaluation et de vérification.

Agent financier en chef – L’agent financier en chef du Commissariat relève directement du commissaire et exerce un leadership pour la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l’évaluation annuelle.

Cadres supérieurs et gestionnaires du ministère – Les cadres supérieurs du Commissariat et les gestionnaires du ministère responsables de l’exécution des programmes doivent veiller à l’efficacité des différents aspects du système de CIRF qui s’inscrivent dans leur mandat ainsi que procéder à des tests à cette fin.

Adjoint au dirigeant principal des finances – L’adjoint au dirigeant principal des finances du Commissariat est un gestionnaire principal des finances à la Commission canadienne des droits de la personne, qui donne des conseils à l’agent financier en chef du Commissariat et lui prête son concours. Les fonctions et les responsabilités de l’adjoint au dirigeant principal des finances sont décrites dans un protocole d’entente pour les services de gestion financière et dans l’instrument courant de délégation des pouvoirs financiers du Commissariat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Relevant directement du commissaire, le DPV du Commissariat élabore des plans de vérification axés sur les risques, conformes aux objectifs de l’organisation.

Comité d’évaluation et de vérification – Ce comité consultatif se prononce avec objectivité sur les états financiers du Commissariat ainsi que sur sa gestion des risques, ses contrôles, et ses cadres de gouvernance. Comptant trois membres extérieurs à l’organisation et le commissaire, il révise le profil de risque du Commissariat, ses rapports internes ainsi que son système de contrôle interne, ce qui englobe les évaluations et les plans d’action liés à l’efficacité du CIRF.

2.2 Principales mesures prises par l’organisation

L’environnement de contrôle du Commissariat inclut également une série de mesures destinées à aider son personnel à diminuer les risques par la sensibilisation, la transmission des connaissances appropriées et la prestation des outils pertinents, de même que le développement des compétences. Voici les principales mesures :

• Un profil de risque mis à jour annuellement;
• des ententes de rendement annuelles avec des cadres supérieurs, qui définissent clairement les buts et les objectifs;
• la mise à jour périodique du tableau de la délégation des pouvoirs de signature des documents financiers au besoin;
• la documentation et l’évaluation de la conception et de l’efficacité opérationnelle de ses principaux processus administratifs et contrôles financiers pour appuyer la gestion et la surveillance du contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF);
• un plan de vérification interne axé sur le risque;
• la préparation et la mise en œuvre de plans d’action de gestion en réponse aux observations et aux recommandations faites pendant l’examen de l’efficacité des contrôles;
• mettre en place des systèmes de technologies de l’information fiables pour le traitement des opérations financières et la passation des marchés afin d’augmenter l’intégrité des données, la sécurité et l’efficacité des opérations;
• des initiatives d’échange de connaissances et de communication visant les principaux secteurs de la gestion financière.

3. Évaluation du système de contrôle interne en matière de rapports financiers

3.1 Processus d’évaluation

En 2008-2009, le Commissariat a entrepris la documentation et l’examen de l’efficacité de la conception des principaux processus et contrôles financiers. Depuis 2009-2010, il évalue l’efficacité opérationnelle de ces processus et contrôles. Étant donné que le Commissariat reçoit des services de gestion financière de la part de la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP), les mesures de contrôle à la CCDP ont également été décrites et évaluées en 2009-2010 et en 2010-2011.

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, un système efficace de CIRF vise à fournir une assurance raisonnable :

• que les opérations sont dûment autorisées;
• que les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• que les biens sont protégés;
• que les lois, les règlements, les politiques et les directives sont respectés.

Le Commissariat a donc procédé à l’évaluation de la conception et de l’efficacité opérationnelle du système organisationnel de CIRF, en vue d’assurer une surveillance suivie et une amélioration continue de son système de CIRF.

On entend par efficacité de la conception le fait que les points de contrôle clés sont définis, documentés, bien en place et alignés sur les risques (pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à réduire), et que des mesures de redressement se prennent. L’évaluation de ce critère passe entre autres par la schématisation des processus essentiels.

Il y a efficacité opérationnelle quand l’application des contrôles clés a été évaluée sur une période déterminée, et quand les mesures de redressement nécessaires se prennent. Ces tests englobaient tous les types de contrôle financier du ministère, notamment les contrôles d’entité ou ministériels et les contrôles des processus administratifs.

Recommandations et plans d’action. Ces évaluations jettent les bases grâce auxquelles le Commissariat peut poursuivre la mise en œuvre des plans d’action en vue de renforcer les contrôles liés aux processus.

Dans le cadre de l’évaluation annuelle, le Commissariat a terminé les activités suivantes :

• l’examen des rapports d’évaluation détaillés existants préparés par une société d’experts-conseils indépendante au cours des exercices précédents et discussion de ces rapports avec la société;
• la mise à jour des documents sur les processus administratifs, la validation des processus clés auprès des différents intervenants, la vérification de la correspondance des processus documentés aux pratiques réelles ainsi que les corrections nécessaires apportées à la documentation et au processus, selon le cas.

3.2 Portée de l’évaluation

En prévision d’une vérification fondée sur des contrôles, le Commissariat a évalué, avec le concours d’une société d’experts-conseils indépendante, ses dossiers financiers en établissant les grands processus administratifs ainsi que les principaux points de contrôle. Il a alors décelé les lacunes possibles dans le cadre de contrôle interne et il a affecté un degré de risque à chaque processus de contrôle visé.

Les processus de contrôle administratifs suivants ont été décrits et évalués de 2008-2009 à 2010-2011 :

• administration de la paye,
• frais d’exploitation et paiement des fournisseurs,
• utilisation de cartes d’achat et de voyage,
• frais d’hospitalité,
• frais de déplacement,
• petite caisse,
• utilisation de dispositifs sans fil,
• délégation des pouvoirs financiers,
• préparation de rapports financiers et cycles de fermeture de période (CCDP),
• établissement du budget et des prévisions.

Pour chaque processus administratif les tâches suivantes étaient en grande partie achevées :

• mise à jour des documents sur les contrôles internes en fonction des changements apportés aux processus et aux contrôles liés au CIRF, notamment les liens appropriés avec les politiques et les procédures, et confirmation que grâce à ces changements, les risques établis ont diminué dans la perspective de la conception;
• schématisation des processus clés au moyen d’organigrammes et de différentes approches descriptives en vue d’établir les grands risques et les points de contrôle;
• examens de chaque processus administratif afin de confirmer que les contrôles fonctionnaient comme prévu dans les documents de conception;
• évaluation de l’efficacité des contrôles des processus par échantillonnage des opérations;
• élaboration de plans d’action en réponse aux recommandations concernant les possibilités d’amélioration établies.

4. Résultats de l’évaluation annuelle

4.1 Efficacité de la conception des contrôles essentiels

En testant l’efficacité de la conception, le Commissariat a produit et mis à jour des documents sur les processus administratifs et il a validé les processus clés auprès des différents intervenants. le Commissariat a vérifié si les processus documentés correspondaient aux pratiques réelles et a apporté les corrections nécessaires à la documentation ou au processus, selon le cas. En outre, des plans d’action en cours liés à des évaluations et à des vérifications précédentes ont été examinés pour déterminer les mesures qui n’ont pas été exécutées. Par suite de ces évaluations, le Commissariat a relevé les besoins suivants :

Gestion des biens : achèvement de l’initiative de tenue de registres d’inventaires afin d’assurer l’utilisation et la protection adéquates des biens. Établissement d’un plan d’investissement.
Planification financière : utilisation accrue du système de rapports financiers et amorce du processus de planification avec les gestionnaires plus tôt dans le cycle de planification.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

En évaluant l’efficacité opérationnelle des contrôles clés en 2011-2012, le Commissariat a tenu compte des résultats des vérifications des états financiers, effectuées par le BVG, ainsi que des résultats de l’examen visant l’efficacité de la conception des contrôles clés effectué à date. De plus, il a été tenu compte de l’environnement opérationnel actuel du Commissariat. Par suite de ces évaluations, le Commissariat a relevé les besoins suivants :

Gouvernance et surveillance : Amélioration de la présentation des rapports financiers mensuels standards et de la présentation des renseignements à l’équipe de gestion.
Renseignements et communication : On a continué à mettre l’accent sur le fait que le service des Finances puisse partager les renseignements avec les cadres supérieurs dont certains remplissent ces fonctions depuis peu ou sont nouveaux dans l’organisation, y compris la fourniture d’outils pour les aider à interpréter les rapports produits par le système afin d’assurer une gestion des ressources et une intégrité des données efficaces.

5. Plan d’action et échéanciers

5.1 Plan d’action du ministère

Par suite des initiatives entreprises de 2008 à 2012, le Commissariat a réalisé des progrès considérables dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles clés dans le système de CIRF. Le Commissariat est en mesure de soumettre ses états financiers à des vérifications fondées sur des contrôles pour les années à venir. Une évaluation du risque est une activité continue qui déterminera les priorités pour évaluer l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles internes; cette évaluation du risque constitue également un élément clé dans l’établissement des prochaines vérifications internes prévues.

Progrès réalisés en 2012

Dans l’ensemble, le Commissariat a achevé les activités suivantes qui avaient été prévues dans l’annexe du CIRF 2010-2011 ou qui avaient été déterminées au cours de l’année :

• Réponse aux recommandations d’amélioration en optimisant l’utilisation du système de planification financière et d’établissement de rapports.
• Amélioration de la production des rapports financiers mensuels standards et de la présentation des renseignements à l’équipe de gestion.
• Mise au point d’un outil concernant l’établissement des objectifs liés aux rapports financiers et la direction en matière de surveillance et communication aux gestionnaires à l’égard de cet outil.

5.2 Plans d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

En 2012-2013, le Commissariat prévoit concentrer ses efforts sur les points suivants :

• Achèvement de la mise en œuvre de l’initiative de tenue de registres d’inventaires afin d’assurer l’utilisation et la protection adéquates des biens.
• Établissement d’un plan d’investissement.
• Évaluation de l’efficacité de conception des contrôles à l’égard de l’utilisation de dispositifs sans fil.
• Élaboration et mise en œuvre de plans d’action se rapportant aux recommandations ou aux points à améliorer, ou découlant des vérifications internes prévues du programme de contributions, de la passation des marchés et des cartes d’acquisition.

En 2013-2014, le Commissariat prévoit concentrer ses efforts sur les points suivants :

• Élaboration et mise en œuvre de plans d’action se rapportant aux recommandations ou aux points à améliorer, qui sont formulés ou qui ne sont pas encore achevés, découlant des vérifications internes prévues concernant les frais de voyage et d’accueil.