Rapport annuel du Comité de vérification et d'évaluation 2012-2013

 

Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013

 

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Table des matières

Comités de vérification
Comités de vérification et organismes parlementaires
Vérification et Évaluation
Rôle du Comité de vérification et d'évaluation
Membres
Réunions
Soutien au CVE
Résumé des activités du Comité en 2012-2013
Observations du Comité et points au programme
Évaluation des méchanismes de contrôle interne, de gestion des risques et de gouvernance du Commissariat
Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d'évaluation internes

 

 

COMITÉS DE VÉRIFICATION

La création de comités ministériels de vérification indépendants, dont la majorité des membres sont issus de l’extérieur de la fonction publique fédérale, est une composante essentielle de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Le rôle fondamental de ces comités consiste à s’assurer que l’administrateur général obtient des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de compte du ministère.

L’importance des comités de vérification a également été soulignée dans une loi lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques afin d’y ajouter les exigences suivantes :

 

Prise des mesures nécessaires à la vérification interne

16.1 L’administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l’accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui-ci.

2006, chap. 9, art. 259.

Constitution d’un comité de vérification

16.2 Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles-ci, il incombe à l’administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification.
2006, chap. 9, art. 259.

 

Nomination

16.21(1) Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l’article 16.2, toute personne qui n’occupe pas de poste au sein de l’administration publique fédérale et qui possède les qualités exigées par ses instructions.

 

 

COMITÉS DE VÉRIFICATION ET ORGANISMES PARLEMENTAIRES

La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor traite expressément des agents du Parlement, notamment le Commissariat à l’intégrité du secteur public. Sous réserve de l’observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique qu’ils jugent appropriée, compte tenu des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui lui est conféré par la loi.

 

VÉRIFICATION ET ÉVALUATION

Bien que la vérification et l’évaluation soient assujetties à des politiques distinctes du Conseil du Trésor, elles sont étroitement liées. On peut le constater dans la plupart des organisations fédérales, où les employés responsables de l’évaluation et la vérification peuvent faire partie du même groupe. À des fins de saine gestion et d’efficacité, le comité de vérification du Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat) est aussi chargé de l’évaluation au sens de la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor, d’où son nom : Comité de vérification et d’évaluation.

 

RÔLE DU COMITÉ DE VÉRIFICATION ET D’ÉVALUATION

Le rôle du Comité est :

• de présenter au commissaire des avis objectifs en ce qui a trait au caractère suffisant, à la qualité et aux résultats d’assurance liés à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification);
• d’examiner, au moyen d’une démarche fondée sur les risques, tous les aspects de base des processus de gestion, de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, y compris la production de rapports;
• de fournir des avis, à la demande du commissaire, sur des questions dont ce dernier doit rendre compte aux comités parlementaires;
• de formuler des conseils stratégiques, à la demande du commissaire, sur de nouvelles priorités, des préoccupations particulières ou la reddition de comptes, dont le rapport annuel du commissaire au Parlement.

 

Le Comité joue un rôle consultatif et rend compte uniquement au commissaire. Au cas où des différends irréconciliables et considérables surviendraient entre les membres externes et le commissaire, les membres externes pourraient décrire ces différends dans leur rapport annuel. Dans des circonstances extraordinaires, les membres externes peuvent demander de témoigner au sujet des différends devant un comité permanent de la Chambre des communes ou du Sénat, ou peuvent être appelés à le faire.

 

MEMBRES

C’est le commissaire qui nomme le président et les membres du Comité. En 2012-2013, le Comité était composé des personnes suivantes :

Président :
Michael Nelson, externe

Membres :
Mario Dion, commissaire
Guylaine Leclerc, externe

Participants non membres :
Joe Friday, sous-commissaire
France Duquette, dirigeante principale de la vérification
Patricia Fraser, gestionnaire, Services financiers et dirigeante principale des finances

 

RÉUNIONS

En 2012-2013, le Comité s’est réuni aux dates suivantes :

18 juin 2012
18 décembre 2012
20 mars 2013

Lors de chaque réunion ordinaire, il y a eu séance à huis clos à laquelle ont participé le commissaire, la dirigeante principale de la vérification, la dirigeante principale des finances et le représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) (lorsque présent). Les membres externes se sont également réunis à huis clos.

 

SOUTIEN AU COMITÉ

Le Comité a reçu de l’information ainsi que du soutien de la direction, ce qui lui a permis de s’acquitter de ses fonctions et responsabilités efficacement.

 

RÉSUMÉ DES ACTIVITÉS DU COMITÉ EN 2012-2013

Chaque année, des réunions, des téléconférences et des possibilités d’apprentissage figurent au titre des activités du Comité. En 2012-2013, le Comité a entrepris les activités suivantes :

Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG)

• Les états financiers sont vérifiés annuellement par le BVG.
• Le 18 juin 2012, Marise Bédard du BVG a présenté au Comité les résultats de la vérification des états financiers de l’exercice 2011-2012. Elle a mentionné que le BVG ne déclarerait aucun cas de non-conformité ou d’autres questions dans le rapport de vérification. 
• Mme Bédard a confirmé que la vérification s’était bien déroulée et a remercié les fonctionnaires du Commissariat et de la Commission canadienne des droits de la personne (le fournisseur de services financiers du Commissariat) pour leur entière collaboration. 
• Suivant la recommandation du Comité, le commissaire a signé les états financiers vérifiés.

 

Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2012 et Rapport sur les plans et priorités (RPP) 2013 du Commissariat

• Dans la nouvelle version de la Politique sur la vérification interne qui est entrée en vigueur en avril 2012, les exigences relatives aux comités de vérification et celles en matière de rapports au Parlement ont changé. Conformément à l’ancienne politique, les membres du comité devaient examiner ces documents avant leur dépôt au Parlement. Selon la nouvelle politique, les membres sont seulement tenus de recevoir une copie des documents. Par souci de transparence, le commissaire a décidé qu’il continuerait de donner aux membres du Comité l’occasion de se pencher sur le RMR et le RPP du Commissariat avant leur dépôt au Parlement. En fonction de ses intérêts et de sa disponibilité, chacun des membres décidera s’il veut fournir des commentaires.

 

Statistiques opérationnelles

• À chacune des réunions, le Comité a eu l’occasion d’examiner les statistiques opérationnelles et de formuler des commentaires à l’égard de celles-ci.
• Des détails ont été fournis sur la gestion de dossiers de divulgation, notamment le nombre de dossiers actifs, les enquêtes en cours ainsi que des statistiques concernant le délai de traitement (l’âge) des dossiers.
• Les membres du Comité se sont réjouis de la qualité de ces présentations et ont demandé qu’elles continuent d’être fournies à chacune des réunions du Comité. Les membres étaient d’avis que les renseignements leur ont permis d’améliorer leur capacité à fournir des conseils au commissaire en matière de rendement et de risques opérationnels.

 

Budget et ressources humaines

• Le Comité a passé en revue tous les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et, à chacune de ses réunions, il a été saisi d’un compte rendu des dépenses et des prévisions pour l’exercice.
• À chaque réunion du Comité, un compte rendu des questions de ressources humaines a été fourni, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification.

 

Vérification interne

• Lors de la réunion du 18 décembre 2012, le Comité a passé en revue le rapport de vérification du programme de contributions, des marchés et des cartes d’achat. Les membres se sont réjouis de la participation du vérificateur, M. Claude Rivard, à la réunion. M. Rivard a répondu aux questions et a donné des explications ou présenté le contexte aux membres à l’égard des observations figurant dans le rapport et du libellé de celui-ci. Le Comité a recommandé que le rapport de vérification soit approuvé. 
• Lors de la réunion, le Comité a également présenté, à titre préliminaire, un plan de vérification interne triennale du Commissariat. La gestion de la sécurité, la gestion de l’information, les déplacements et l’accueil, le processus de planification et la gestion du rendement sont des éléments inclus dans le plan.

 

Colloque des comités ministériels de vérification (CMV) du Bureau du contrôleur général (BCG)

• Les 7 et 8 novembre 2012, le BCG a tenu deux activités de formation et de perfectionnement à l’intention des membres des CMV.
• Le 7 novembre 2012, Michael Nelson a assisté à une réunion des présidents des CMV avant la tenue du colloque. Le contrôleur général et les présidents des CMV des petits, des moyens et des grands organismes ont participé à la réunion. Il a entre autres été question de la participation des administrateurs généraux aux réunions des CMV et de leur expérience en tant que participants (en tant que membre d’un CMV) aux comités parlementaires.
• Le 8 novembre 2012, Michael Nelson, Guylaine Leclerc et France Duquette ont assisté au colloque des CMV. Il y a entre autres eu une discussion sur la stratégie de transformation de la gestion financière du gouvernement, une étude de cas sur les plans de vérification axés sur les risques, des tendances en matière de gestion des dépenses, un examen des directives en matière de politiques pour les CMV et une présentation par le contrôleur général, et un groupe d’experts s’est penché sur la possibilité de tirer parti de l’expertise collective des membres des comités de vérification. Guylaine Leclerc a participé au colloque en tant que membre de ce groupe d’experts et a fait une excellente présentation que les participants au colloque ont appréciée.

 

Profil de risque du Commissariat

• Un profil de risque de l’organisme mis à jour a été présenté au Comité lors de la réunion du 20 mars 2013. Le Comité a été satisfait du contenu et de la présentation du document, et il a fourni des observations à la dirigeante principale de la vérification, notamment de la rétroaction et son point de vue sur les risques. Le Comité a reconnu que les mesures prises par le commissaire et le personnel au cours de l’année avaient diminué la possibilité que certains risques se produisent.

 

Valeurs et éthique

• En avril 2012, le nouveau Code de valeurs et d’éthique du secteur public est entré en vigueur. Le commissaire a entrepris, de concert avec le personnel du Commissariat, l’élaboration d’un code complémentaire pour le Commissariat. Ce code, qui intègre les valeurs, les comportements auxquels on s’attend et des exemples qui sont propres à l’organisation, est entré en vigueur en juin 2012.

 

Séances d’information sur les activités du Commissariat

• Lors de la réunion du Comité tenue en décembre, les membres ont mentionné qu’ils aimeraient bien que le personnel du Commissariat leur donne à l’occasion des séances d’information sur leurs responsabilités. La première de ces séances d’information a eu lieu lors de la réunion du Comité tenue au mois de mars. La gestionnaire de l’analyse des dossiers, Ashley Bressette Martinez, a donné aux membres un aperçu des étapes de l’évaluation initiale et de l’analyse du dossier d’une divulgation.

 

Membres du Comité

• Pendant la période visée par le présent rapport, le membre externe William Brock a cessé de siéger au Comité. Le commissaire et le président ont souligné sa précieuse contribution au Comité pendant son mandat et l’ont remercié du temps et de l’énergie qu’il y a consacrés.
• À la réunion du 30 mars 2012 du Comité, le commissaire a annoncé un changement dans la façon dont il procéderait au recrutement de membres du Comité. Le commissaire ne tiendra maintenant compte que des personnes ayant réussi le processus de sélection de membres de comités de vérification externe du BCG. Selon le commissaire, cette approche s’inscrit très bien dans sa politique visant à faire preuve de la plus grande transparence possible dans la sélection de ses conseillers. Le commissaire a suivi cette politique pour choisir Guylaine Leclerc en tant que membre externe du Comité en avril 2012.
•  Le commissaire a décidé que, compte tenu de la taille du Commissariat, le Comité comportera deux membres externes au lieu de trois. Afin que le Comité continue d’être composé d’une majorité de membres externes, le sous-commissaire, Joe Friday, a cessé de siéger au Comité. Le sous-commissaire continuera d’être invité à assister à toutes les réunions du Comité.

 

Révision de la charte du Comité

• En novembre 2012, le commissaire a demandé à Michael Nelson de rédiger une charte révisée pour le Comité. Pour préparer l’ébauche de la nouvelle charte, il faudrait tenir compte de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, des chartes récemment révisées des comités de vérification des autres agents du Parlement et de l’expérience des membres du Comité du Commissariat au cours des dernières années.
•  Une ébauche de la nouvelle charte a été préparée et a fait l’objet de discussions lors de la réunion du Comité tenue le 18 décembre 2012. Les changements apportés lors de la réunion ont été intégrés dans une autre version de l’ébauche, qui a été distribuée aux membres en mars 2013. Le commissaire a approuvé la charte révisée lors de la réunion du Comité du 20 mars 2013.

 

OBSERVATIONS DU COMITÉ ET POINTS AU PROGRAMME

Ce fut une année de consolidation et de progrès pour le Commissariat. Le travail accompli par le commissaire et son personnel a clairement permis au Commissariat de faire des progrès et de consolider sa réputation.

Les membres du Comité comprennent qu’ils ne siègent pas à un comité de gestion. Cependant, conformément à sa charte, le Comité peut formuler des conseils au commissaire sur diverses questions, dont la gestion des risques. C’est dans cette perspective que les commentaires figurant dans cette section du présent rapport ont été formulés.

 

Dotation

Le commissaire a restructuré certaines parties de l’organisme et va de l’avant avec le processus de dotation. Le Comité surveillera les résultats obtenus au cours de l’année en raison des changements apportés.

 

Ressources financières

Les efforts soutenus qui ont été déployés au cours de l’année ont permis de réduire les crédits non utilisés. Le commissaire a clairement informé son équipe de direction que, vu que tous les postes du Commissariat sont dotés et que son budget a été ramené à son niveau de base, les décisions opérationnelles devront être prises en fonction des contraintes budgétaires. Le Comité continuera de soutenir les efforts déployés par la dirigeante principale des finances pour assurer de saines pratiques prévisionnelles et budgétaires.

 

Mesure du rendement

Depuis toujours, le Comité soutient que le plus grand risque que court le Commissariat est qu’on ne perçoive pas qu’il accomplit son mandat. Nous avons accompli des progrès considérables à cet égard au cours de la période visée par le présent rapport, et nous nous attendons à la prise d’autres mesures par le commissaire.

 

Points au programme

Le Comité inclura les points suivants dans son programme pour 2013-2014 :

• fournir des conseils et des recommandations au commissaire sur les questions liées à la prestation des services, y compris la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• examiner les rapports de vérification et d’évaluation;
• faire des suivis à l’égard des plans d’action de la direction;
• collaborer avec le BVG et le BCG si nécessaire compte tenu du statut d’agent du Parlement du Commissariat;
• en tant que Comité, mieux comprendre tant la gestion que les activités du Commissariat, au moyen des séances d’information sur les activités qui ont commencé lors de la réunion de mars 2013 du Comité; 
• passer en revue les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires le cas échéant sur le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et du rapport annuel du commissaire déposé au Parlement;
• communiquer de façon constante avec le commissaire au sujet de la planification stratégique;
• participer, au besoin, aux activités d’apprentissage proposées à l’ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités de vérification d’autres ministères et organismes;
• au besoin, formuler au commissaire des conseils concernant l’examen quinquennal de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.

 

 

ÉVALUATION DES MÉCANISMES DE CONTRÔLE INTERNE, DE GESTION DU RISQUE ET DE GOUVERNANCE DU COMMISSARIAT

À sa réunion du 15 juin 2011, le CVE a pris connaissance des résultats d’une évaluation des contrôles internes du Commissariat menée par un consultant indépendant. Le CVE a fait remarquer que cette évaluation avait été menée en collaboration avec le fournisseur de services financiers du Commissariat, en l’occurrence la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP), et que le personnel de la CCDP assure le leadership et fournit des services professionnels de grande qualité à l’appui des systèmes financiers et des opérations financières du Commissariat. Le CVE s’est dit satisfait que la direction avait exercé la diligence raisonnable appropriée et que des plans d’action avaient été mis en place pour améliorer la situation, au besoin. Au cours des discussions qui ont eu lieu, à sa réunion du 18 décembre 2012, sur le plan de vérification interne de trois ans envisagé, le CVE a conclu qu’il s’agit d’un secteur présentant un risque faible. De plus, le CVE a été rassuré par les résultats de la vérification des états financiers du Commissariat pour l’exercice 2012-2013 menée par le BVG, lesquels résultats ont été examinés lors de la réunion du 18 juin 2013. Le CVE a souligné que le BVG a présenté une opinion sans réserve et qu’il a félicité le Commissariat et le personnel de la CCDP pour le travail qu’ils ont effectué et la collaboration qu’ils ont apportée au cours de la vérification.

 

 

EXAMEN DE LA CAPACITÉ ET DU RENDEMENT DES FONCTIONS DE VÉRIFICATION ET D’ÉVALUATION INTERNES

Le Comité reconnaît que le Commissariat, puisqu’il s’agit d’une petite organisation plutôt nouvelle, est encore en train d’élaborer l’approche optimale quant à la gestion et à la mise en place des fonctions de vérification et d’évaluation. Le Comité a noté ce qui suit :

• Il se réunit à intervalles réguliers, dont à huis clos, et son président est un membre externe. De plus, ses membres sont évalués annuellement et renouvelés au besoin, comme ce fut d’ailleurs le cas au cours de la période visée par le présent rapport.
• Le BVG a mené les vérifications nécessaires. 
• Un plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le Comité.

Le Comité continuer a d’examiner la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du Commissariat.

 

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Michael Nelson, président
Pour le compte du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat