Rapport annuel du Comité de vérification et d'évaluation 2014-2015

Rapport annuel 2014-2015 du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat

Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2015

 

Juin 2015

 

Comités de vérification

La création de comités ministériels de vérification indépendants, dont la majorité des membres sont issus de l’extérieur de la fonction publique fédérale, est une composante essentielle de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT). Le rôle fondamental de ces comités consiste à s’assurer que l’administrateur général reçoive des conseils, des avis et une assurance indépendants et objectifs sur la valeur des processus ministériels relatifs au contrôle et à la responsabilité.

L’importance des comités de vérification a ensuite été confirmée par la législation lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques pour y ajouter les exigences suivantes :

Prise des mesures nécessaires à la vérification interne

16.1 L’administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l’accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui-ci.

2006, ch. 9, art. 259.

Constitution d’un comité de vérification

16.2 Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles-ci, il incombe à l’administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification.

2006, ch. 9, art. 259.

Nomination

16.21(1) Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l’article 16.2, toute personne qui n’occupe pas de poste au sein de l’administration publique fédérale mais qui possède les qualités exigées par ses instructions.

Comités de vérification et organismes parlementaires

La Politique de vérification interne du CT évoque particulièrement les bureaux des agents du Parlement, notamment le Commissariat à l’intégrité du secteur public (le Commissariat). Sous réserve de l’observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique qu’ils jugent appropriée, compte tenu des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui lui est conféré par la loi.

Vérification et évaluation

Bien que la vérification et l’évaluation fassent l’objet de politiques distinctes du CT, les deux activités sont étroitement liées. Cette réalité se reflète dans l’organisation de la plupart des organismes fédéraux, où le personnel affecté aux vérifications et celui responsable des évaluations peuvent relever du même groupe. Dans l’intérêt d’une saine gestion et de l’efficacité, le comité de vérification du Commissariat est également responsable de l’évaluation, conformément à la Politique sur l’évaluation du CT, et se nomme donc le Comité de vérification et d’évaluation.

Rôle du Comité de vérification et d'évaluation (CVE)

Le rôle du CVE est :

• de présenter des conseils objectifs et indépendants au commissaire concernant la suffisance, la qualité et les résultats de l’assurance en ce qui a trait au caractère adéquat et au fonctionnement des processus et des cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification);
• d’examiner, au moyen d’une démarche fondée sur les risques, tous les aspects de base des processus de gestion, de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, y compris la production de rapports;
• de donner des conseils, à la demande du commissaire, sur des questions dont ce dernier doit rendre compte aux comités parlementaires à titre d’administrateur des comptes;
• de formuler des conseils stratégiques, à la demande du commissaire, sur de nouvelles priorités, des préoccupations particulières ou la reddition de comptes, dont le rapport annuel du commissaire au Parlement.

Le CVE joue un rôle consultatif et rend compte uniquement au commissaire. Au cas où des différends irréconciliables et considérables surviendraient entre les membres externes et le commissaire, les membres externes pourraient décrire ces différends dans leur rapport annuel. Dans des circonstances extraordinaires, les membres externes peuvent demander de témoigner au sujet des différends devant un comité permanent de la Chambre des communes ou du Sénat, ou peuvent être appelés à le faire.

Plan annuel et Rapport annuel

Le CVE exerce ses activités conformément au plan annuel qui est préparé par le président et approuvé par les membres du Comité. Ce document précise le nombre de rencontres prévues pour l’année à venir ainsi que les sujets qui seront abordés pendant ces réunions. Le président du CVE et le dirigeant principal de la vérification (DPV) consultent le plan au moment de préparer l’ordre du jour de chaque réunion. À la fin de chaque exercice financier, le président du CVE rédige un rapport (le présent document) à l’intention du commissaire, dans lequel il décrit les activités menées par le Comité au cours de l’exercice.

Membres

C’est le commissaire qui nomme le président et les membres. En 2014-2015, le CVE était composé des personnes suivantes :

 

Président

Michael Nelson, externe

Membres

Mario Dion, commissaire 

Guylaine Leclerc, externe (M^me Leclerc a quitté son poste au sein du Comité en mars 2015, lorsqu’elle a été nommée vérificatrice générale du Québec.)

 

Participants réguliers non membres

Joe Friday, sous-commissaire

France Duquette, dirigeante principale de la vérification (DPV)

Patricia Fraser, gestionnaire, Services financiers et dirigeante principale des finances (DPF)

 

Réunions

En 2014-2015, le CVE s’est réuni aux dates suivantes :

26 juin 2014

15 décembre 2014

Lors de chaque réunion ordinaire, il y a eu séance à huis clos à laquelle ont participé le commissaire, la DPV, le dirigeant principal des finances (DPF) et le représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) (lors d’une rencontre). Les membres externes se sont également réunis à huis clos.

Soutien au Comité

Le Comité a reçu de l’information ainsi que du soutien de la direction, ce qui lui a permis de s’acquitter de ses fonctions et responsabilités efficacement. Le commissaire a également mis à la disposition du Comité ses plans opérationnels et les comptes rendus des réunions du Comité exécutif du Commissariat. De plus, le Comité a obtenu l’accès aux rapports internationaux de surveillance compilés par le personnel du Commissariat. 

Sommaire des sujets abordés aux réunions du CVE en 2014-2015

Voici les points étudiés par le CVE en 2014-2015 :

Vérification des états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG)

• Les états financiers du Commissariat sont vérifiés chaque année par le BVG.
• Le 26 juin 2014, Marise Bédard du BVG a présenté au CVE les résultats de la vérification des états financiers pour 2013-2014. Elle a indiqué que les résultats de la vérification ont permis d’émettre un rapport de l’auditeur sans réserve. Ils n’ont  relevé aucun risque opérationnel ayant eu des répercussions importantes sur la vérification.
• M^me Bédard a confirmé que la vérification s’était bien déroulée et a remercié les fonctionnaires du Commissariat et de la Commission canadienne des droits de la personne (le fournisseur de services financiers du Commissariat) pour leur entière collaboration.
• Suivant la recommandation du Comité, le commissaire a signé les états financiers vérifiés. 

Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2014 et Rapport sur les plans et priorités (RPP) 2015 du Commissariat

• En application de la Politique sur la vérification interne du CT, les membres doivent recevoir un exemplaire du RMR et du RPP. Toutefois, dans un souci de transparence, le commissaire a décidé qu’il continuerait d’offrir aux membres du Comité la possibilité d’étudier le RMR et le RPP du Commissariat et de transmettre leurs observations avant le dépôt de ces rapports au Parlement.  En fonction de leurs intérêts et disponibilités, chaque membre a décidé s’il fournirait ou non des observations. Au cours de la période du rapport, les observations sur ces deux documents ont été communiquées à la DPF.

Statistiques opérationnelles

• À chacune des réunions, le Comité a eu l’occasion d’examiner les statistiques opérationnelles et de formuler des commentaires à l’égard de celles-ci.
• Des détails ont été fournis sur la gestion de dossiers de divulgation, notamment le nombre de dossiers actifs, les enquêtes en cours ainsi que des statistiques concernant le délai de traitement (l’âge) des dossiers.

Budget et ressources humaines

• Le CVE a examiné tous les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et transmis ses observations à la DPF. À chaque réunion, les membres ont obtenu un rapport et une analyse de la DPF concernant les dépenses et les prévisions.
• À chaque réunion le Comité a discuté des questions de ressources humaines, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification.

Évaluation des risques

• À la réunion du 8 avril 2014, le CVE a demandé que le Commissariat effectue une analyse environnementale et une évaluation des risques, car les dernières analyses dataient de plusieurs années. Le Commissariat a attribué un contrat à Otus Group pour accomplir ce mandat.
• L’analyse environnementale consistait en un examen de la documentation et d’une série d’entrevues avec les cadres du Commissariat et le président du CVE. L’information ainsi recueillie a alimenté les discussions lors d’un atelier avec des employés représentant tous les secteurs de l’organisation. Pendant cet atelier, on a demandé aux participants de faire part de leurs commentaires concernant les facteurs de risque et de confirmer qu’il était utile pour les opérations du Commissariat de préparer une série d’énoncés de risque. On a également discuté des conséquences à prévoir si les risques devaient se réaliser et des mesures de contrôle actuellement en place pour atténuer leurs effets. Selon cet aperçu de chaque risque, les participants devaient évaluer le niveau général de risque en fonction de la probabilité (probabilité que le risque se réalise) et des effets (la gravité des effets si le risque devait se réaliser). 
• Dix énoncés de risque ont été élaborés. Les risques ayant obtenus l’évaluation la plus élevées sont :
  • Les stratégies et les processus du Commissariat  ne sont pas uniformes et efficaces.
  • Une proportion importante des employés du secteur public risque  de ne pas connaître les services du Commissariat.
  • Les employés du secteur public continuent d’être réticents à avoir recours aux services du Commissariat ou d’avoir peur de le faire.
  • Les services d’information du Commissariat ne permettent pas de démontrer une progression au chapitre de la réalisation des objectifs et du service aux Canadiens.
  • De ne pas pouvoir attirer et conserver les employés ayant la bonne combinaison de compétences.
• Le CVE a accepté les résultats du rapport préparé par Otus Group et a demandé que le Commissariat prépare un Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques.

Planification stratégique du Commissariat

• À la réunion de décembre 2014 du CVE, Pam Matthews, membre du personnel du Commissariat, a présenté un résumé des plans et priorités élaborés par le personnel à la suite d’une séance interactive de planification stratégique, un processus qui a commencé avec les renseignements préparés et présentés par Otus Group. Les plans et priorités établis serviront à la création d’un plan stratégique triennal, à la préparation du Rapport sur les plans et priorités et à l’élaboration de plans opérationnels par division. Le CVE a demandé à être tenu au courant de l’avancement de la planification stratégique.

Changement de commissaire et composition du CVE

• En décembre 2014, le commissaire Mario Dion a quitté son poste pour relever de nouveaux défis. Il a  été nommé commissaire de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada. À la réunion du 15 décembre 2014, le commissaire a remercié le Comité pour le travail qu’il a accompli pendant qu’il était en poste et a reconnu que le Comité joue un rôle clé dans sa participation à un cadre de gouvernance efficace et à une bonne gestion. Le président du CVE a remercié le commissaire pour son appui et sa participation au Comité et lui a souhaité du succès dans ses projets futurs.
• En janvier 2015, le sous-commissaire Joe Friday a été nommé commissaire intérimaire du Commissariat. Il s’est empressé de contacter  le président du CVE afin de lui exprimer son soutien pour le travail du Comité.
• En mars 2015, Guylaine Leclerc, membre du CVE, a été nommée vérificatrice générale du Québec. Le président l’a félicitée au nom du CVE. M^me Leclerc a quitté le CVE en raison de ses nouvelles responsabilités.
• La DPV a donc commencé à chercher un nouveau membre externe. Le processus et les résultats de cette recherche seront annoncés dans le rapport annuel de 2015-2016 du CVE.

Rapports d’autrui sur le Commissariat

• Comme la plupart des autres entités gouvernementales, le Commissariat est assujetti aux lois, et il en découle donc des rapports d’autres agents du Parlement sur le Commissariat.
• À chaque réunion, le CVE a reçu les résultats de tout rapport mené sur les activités du Commissariat. À la réunion du 15 décembre 2014 du CVE, la dirigeante principale de la vérification, France Duquette, a souligné que deux plaintes provenant du Commissariat aux langues officielles avaient été reçues et que, par conséquent, un examen des procédures du Commissariat concernant les communications écrites était en cours afin de veiller à ce que les exigences énoncées dans la Loi sur les langues officielles soient respectées. Une enquête menée par le Commissariat à la vie privée suivait encore son cours. Une vérification de la dotation prévue par la Commission de la fonction publique a été retardée. La DPF a présenté le rapport annuel du SCT sur le rendement du Commissariat en matière de respect des délais. Un seul retard a été signalé et il s’agissait du premier cas relevé au cours des trois dernières années.
• Le CVE s’est assuré que les questions ou les recommandations d’amélioration dans tous les rapports ci-haut mentionnés ont été mises en œuvre ou seront ajoutées au rapport sur les mesures de suivi du CVE.

Activités d’orientation et d’apprentissage

En 2014-2015, les membres du CVE ont pris part à diverses activités d’orientation et d’apprentissage, à savoir :

Aperçu du processus d’enquête du Commissariat

• On a apporté des améliorations importantes au processus d’enquête du Commissariat au cours des dernières années. Les membres du CVE avaient demandé un compte rendu du processus actuel, ce qui a été présenté par le directeur des Opérations à la réunion du 26 juin 2014 du CVE.
• Le sous‑commissaire a présenté la matière et a fourni le contexte entourant la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et le cadre juridique d’une enquête administrative, y compris la distinction entre une enquête administrative et une enquête criminelle, et la relation entre les principes établis en droit du travail et ceux établis dans notre législation.    
• Le directeur des Opérations a fourni un aperçu détaillé du processus d’enquête. Il a fait ressortir les points suivants :

• • Toutes les divulgations et les plaintes en matière de représailles reçues sont traitées dans le cadre d’un processus d’analyse rigoureux.
  • La décision de mener une enquête est prise par le commissaire. Cette décision donne aux services des « Opérations » leur mandat d’enquête, et tout changement au mandat doit être approuvé par le commissaire à l’issue d’un processus documenté.  Cette approche diminue le risque de s’éloigner du cadre du mandat.
  • Les mesures de contrôle fournies par un plan d’enquête permettent de gérer le cadre du mandat, l’allocation des ressources relatives aux experts et les exigences budgétaires.   
  • Le processus d’examen de l’enquête comprend un examen par le directeur des Opérations, un professionnel du domaine juridique et le sous‑commissaire avant le dépôt du rapport (et des documents à l’appui) au commissaire, qui l’examine et prend une décision.   

• Les membres ont beaucoup apprécié l’exposé, qui les a aidés à mieux comprendre les compétences que doivent posséder les enquêteurs, le temps requis pour mener une enquête et la diligence avec laquelle les cas sont gérés.  

Conférence de l’Institut des vérificateurs internes (IVI)

• Les 5 et 6 octobre 2014, Michael Nelson a assisté à la conférence nationale de 2014 de l’IVI, qui a eu lieu à Ottawa.
• Michael a donné un exposé au nom du CVE du Commissariat devant un panel sur la gestion de la réputation et la vérification interne. Il a parlé des incidents au Commissariat qui ont mené au rapport de la vérificatrice générale de 2010 et des mesures prises par la suite par le commissaire Dion pour rétablir la confiance en l’organisation. Parmi les autres experts à la conférence : un vice‑président de Loblaws, qui a parlé de l’effondrement de l’usine au Bangladesh, et le sous‑ministre de la Protection civile et de la Sécurité publique.
• On comptait environ 100 participants dans l’auditoire : des vérificateurs des secteurs public et privé, des dirigeants principaux de la vérification et des présidents et membres de comités ministériels de vérification.
• Michael a aussi assisté à un exposé de Jim Mitchell et un collègue sur la proposition de valeur pour la vérification interne, et à une séance par Guy Giorno (ancien chef de cabinet du premier ministre Harper). M. Giorno a parlé entre autres de l’importance de permettre la divulgation anonyme des actes répréhensibles.

Symposium du Bureau du contrôleur général (BCG) pour les comités ministériels de vérification (CMV)

• Les 3 et 4 novembre 2014, le BCG a tenu deux activités d’apprentissage et de perfectionnement à l’intention des membres des comités ministériels de vérification.
• Le 3 novembre 2014 , Michael Nelson a assisté à une rencontre pré-symposium des présidents des CMV. Assistaient à la réunion le Contrôleur général et les présidents des CMV des ministères, petits, moyens et grands. Chaque président a été invité à décrire une difficulté ou observation majeure de son CMV. Chaque président de CMV a eu la possibilité de présenter son point de vue au cours de cette séance de deux heures. Michael a rapporté qu’après quelques années difficiles, le Commissariat est devenu une organisation relativement stable, grâce aux efforts du commissaire et de son personnel.  
• Le 4 novembre 2014, Michael Nelson a assisté au symposium des CMV. Parmi les sujets abordés au Symposium, mentionnons des réflexions sur l’innovation et l’excellence par Bill Baker, ancien administrateur général et président de deux CMV; un panel sur les pratiques exemplaires de CMV; une mise à jour sur la transformation de la gestion financière du gouvernement fédéral; un exposé sur la façon de tirer parti des CMV pour promouvoir l’innovation, présenté par le sous-ministre Ian Shugart; un panel sur Objectif 2020.

Observations du Comité et points au programme

Les membres externes du CVE savent que nous ne sommes pas un comité de gestion. Toutefois, conformément à notre charte, nous pouvons fournir des conseils au commissaire sur une gamme de questions, notamment la gestion des risques. Les observations de la présente section du rapport sont formulées dans cette optique.

Dotation

Le commissaire a doté la totalité des postes clés de l’organisation. Le Comité a apprécié la présence d’employés du Commissariat aux réunions du CVE et souhaite bénéficier d’un plus grand nombre d’exposés donnés directement par le personnel en 2015-2016.

Ressources financières

Le Commissariat a respecté son budget en 2014-2015. L’augmentation des frais juridiques pour répondre aux contestations des décisions du commissaire sera surveillée au moyen d’un examen des rapports financiers trimestriels et des mises à jour par les membres du CVE. La non-utilisation de fonds a été prévue longtemps avant la fin de l’exercice. Le CVE continuera d’accorder son appui au rôle de la DPF dans ses efforts visant à garantir de bonnes pratiques de prévision et d’établissement du budget. Le Comité constate  que les ressources financières affectées à la fonction de vérification ont été suffisantes. Avec l’adoption attendue d’un plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques s’appuyant sur l’évaluation des risques mentionnée précédemment dans ce rapport, il faudra peut-être obtenir plus de ressources dans les prochaines années, tant pour les vérifications que pour les évaluations.

Points au programme

Au moment d’écrire ce rapport, le programme du CVE pour 2015-2016 n’a pas encore été finalisé, afin de prendre en considération l’avis du nouveau membre externe et du nouveau commissaire. Il y a toutefois un certain nombre d’activités qui ont lieu annuellement et seront dans le programme 2015-2016, notamment :  

• fournir des conseils et des recommandations au commissaire sur les questions liées à la prestation des services, y compris la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• examiner les rapports de vérification et d’évaluation; 
• donner suite aux plans d’action de la direction, notamment les recommandations formulées dans les rapports des autres agents du Parlement;
• collaborer avec le BVG et le BCG si nécessaire compte tenu du statut d’agent du Parlement du Commissariat;
• en tant que Comité, parvenir à une meilleure connaissance de l’administration et des activités du Commissariat par des séances d’information sur les activités de celui-ci données par des employés  du Commissariat;
• examiner les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires le cas échéant sur le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et le rapport annuel du commissaire déposé au Parlement;
• participer, au besoin, aux activités d’apprentissage proposées à l’ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités de vérification d’autres ministères et organismes;

Évaluation des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat

Le CVE se réunit en tant que comité avec le personnel du Commissariat trois fois par année (deux fois seulement en 2014-2015).  Le  rôle du comité est important  en ce qui a trait à la prestation de conseils probants au commissaire sur le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance.

Voici les mesures qui ont été prises pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CVE au commissaire au cours de la période visée et dans le présent rapport :

• Lors de chaque réunion du CVE, les deux membres externes ont tenu des séances à huis clos avec, à tour de rôle, la DPF, la DPV et le commissaire. À chaque séance, on a demandé à la DPV et à la DPF si elles souhaitaient discuter de quelque irrégularité avec les membres externes. Il n’y a eu aucune irrégularité à discuter.  
• Au cours de la période visée, le président a maintenu des contacts périodiques avec la DPV et la DPF.
• Les membres externes ont examiné soigneusement les états financiers trimestriels du Commissariat.
• Le Commissariat a fourni au président du CVE les comptes rendus des réunions du comité exécutif du Commissariat, ainsi que les plans opérationnels de celui-ci pour la période visée.
• Le CVE a demandé à ce que l’on entreprenne un processus officiel d’évaluation des risques avec l’aide d’un spécialiste externe et, à la suite de l’examen de cette évaluation, le CVE a demandé qu’on lui prépare et remette un plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques.
• Les membres externes se sont réunis à huis clos le 22 juin 2015 avec Marise Bédard, la directrice principale du BVG responsable de la vérification des états financiers 2014-2015 du Commissariat. Les vérificateurs n’ont pas examiné en détail les mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance. Toutefois, M^me Bédard n’a dégagé, au cours de sa vérification, aucune inexactitude ni aucun point préoccupant qui aurait dû être porté à l’attention du CVE, de la DPF, de la DPV ou du commissaire, et elle était prête à émettre une opinion non modifiée sur les états financiers.

Après la prise de ces mesures, les membres externes du CVE ont estimé que le système de contrôles internes et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats, de notre point de vue et au meilleur de nos connaissances.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d'évaluation internes

Le Comité a noté ce qui suit :

• Le CVE se réunit périodiquement, notamment à huis clos, est dirigé par un président externe, et sa composition est examinée annuellement et renouvelée au besoin.
• Le BVG mène chaque année des vérifications, et le personnel du BVG a adressé des félicitations concernant la collaboration des représentants du Commissariat avec lesquels il a travaillé dans l’exécution de ces vérifications.
• Un plan de vérification et d’évaluation axé sur le risque a été préparé, et le Comité en a fait l’examen. Au cours des deux derniers exercices, les vérifications prévues ont eu lieu et ont été présentées au CVE pour qu’il en fasse l’examen et formule ses recommandations d’approbation au commissaire.
• Deux fois en 2014-2015, le Commissariat a eu recours à un consultant externe pour obtenir des services professionnels dans les domaines de l’évaluation des risques et de la planification de vérifications et d’évaluations. Les services reçus ont été hautement appréciés.

Le Comité continuera d’examiner la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du Commissariat.

 

Michael Nelson, président 

Au nom du Comité de vérification et d'évaluation du Commissariat