Rapport annuel du Comité de vérification et d'évaluation 2015-2016

Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada

Juin 2016 – 8^e rapport annuel

Pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2016

Comités de vérification

La création, au sein des organisations du secteur public, de comités de vérification indépendants composés en majorité de personnes venant de l’extérieur de l’administration publique fédérale constitue un élément essentiel de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (le CT). Le rôle fondamental de ces comités consiste à s’assurer que l’administrateur général obtient des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de compte du ministère.

L’importance des comités de vérification a ensuite été confirmée par le législateur lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a modifié la Loi sur la gestion des finances publiques pour y ajouter les exigences suivantes :

Prise des mesures nécessaires à la vérification interne

16.1 L’administrateur général ou le premier dirigeant veille à la prise des mesures propres à assurer l’accomplissement, au sein du ministère, de la vérification interne répondant aux besoins de celui‑ci.
2006, ch. 9, art. 259.

Constitution d’un comité de vérification

16.2 Sous réserve des instructions que peut donner le Conseil du Trésor en vertu de l’alinéa 7(1)e.2) et sauf disposition contraire de celles‑ci, il incombe à l’administrateur général ou au premier dirigeant de chaque ministère de constituer un comité de vérification.
2006, ch. 9, art. 259.

Nomination

16.21 (1) Le Conseil du Trésor peut, sur recommandation du président du Conseil du Trésor, nommer à titre de membre de tout comité de vérification constitué au titre de l’article 16.2, toute personne qui n’occupe pas de poste au sein de l’administration publique fédérale et qui possède les qualités exigées par ses instructions.

Comités de vérification et organismes parlementaires

La Politique de vérification interne du CT fait expressément mention des bureaux des agents du Parlement, notamment le Commissariat à l’intégrité du secteur public (le Commissariat). Sous réserve de l’observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux de ces organismes peuvent approuver toute dérogation à des exigences précises de la présente politique, s’ils le jugent approprié au regard des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui leur est conféré par la loi.

Vérification et évaluation

Bien que la vérification et l’évaluation fassent l’objet de politiques distinctes du CT, les deux activités sont étroitement liées. On peut le constater dans la plupart des organisations fédérales, où les employés responsables de l’évaluation et de la vérification peuvent faire partie du même groupe. Dans l’intérêt d’une saine gestion et de l’efficacité, le comité de vérification du Commissariat est également responsable de l’évaluation, conformément à la Politique sur l’évaluation du CT, et se nomme donc le Comité de vérification et d’évaluation.

Rôle du Comité de vérification et d’évaluation (CVE)

Le rôle du CVE, comme le prévoit son acte constitutif, est :

• de présenter au commissaire des conseils objectifs et indépendants concernant la suffisance, la qualité et les résultats de l’assurance en ce qui a trait au caractère adéquat et au fonctionnement des processus et des cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification);
• d’examiner, au moyen d’une démarche fondée sur les risques, tous les aspects de base des processus de gestion, de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, y compris la production de rapports;
• de donner des conseils, à la demande du commissaire, sur des questions dont ce dernier doit rendre compte aux comités parlementaires à titre d’administrateur des comptes;
• de formuler des conseils stratégiques, à la demande du commissaire, sur de nouvelles priorités, des préoccupations particulières ou la reddition de comptes, dont le rapport annuel du commissaire au Parlement.

Le CVE joue un rôle consultatif et il rend des comptes uniquement au commissaire. Au cas où des différends irréconciliables et considérables surviendraient entre les membres externes et le commissaire, les membres externes peuvent décrire ces différends dans leur rapport annuel. Dans des circonstances extraordinaires, les membres externes peuvent demander de témoigner au sujet des différends devant un comité permanent de la Chambre des communes ou du Sénat, ou peuvent être appelés à le faire.

Plan annuel et rapport annuel

Le CVE exerce ses activités conformément au plan annuel qui est préparé par le président et approuvé par le Comité. Ce document précise le nombre de rencontres prévues pour l’exercice à venir ainsi que les sujets qui seront abordés pendant ces réunions. Le président du CVE et le dirigeant principal de la vérification (DPV) consultent le plan au moment de préparer l’ordre du jour de chaque réunion. À la fin de chaque exercice financier, le président du CVE rédige un rapport (le présent document) à l’intention du commissaire, dans lequel il décrit les activités menées par le Comité au cours de l’exercice et il donne une évaluation des systèmes, contrôles et autres outils de gestion qui sont en place au Commissariat.

Composition

Le président et les membres sont choisis par le commissaire. Voici la composition du Comité lors de l’exercice 2015‑2016 :

Président
Michael Nelson, externe

Membres
Joe Friday, commissaire
Josée De La Durantaye, externe

Participants réguliers non membres
France Duquette, sous‑commissaire et dirigeante principale de la vérification
Patricia Fraser, gestionnaire des Services financiers et dirigeante principale des finances

Réunions

Le Comité s’est réuni lors des dates suivantes au cours de l’exercice 2015‑2016 :

• Le 22 juin 2015
• Le 26 janvier 2016

Lors de chaque réunion ordinaire, il y a eu séance à huis clos à laquelle ont participé le commissaire, la dirigeante principale de la vérification (la DPV), la dirigeante principale des finances (la DPF) et le représentant (lorsque présent) du Bureau du vérificateur général (BVG). Les membres externes se sont également réunis à huis clos.

Soutien au Comité

Le Comité a reçu des renseignements et du soutien de la direction pour lui permettre de s’acquitter de ses tâches et de ses responsabilités de façon efficace. Le commissaire a également mis à la disposition du Comité ses plans opérationnels et les comptes rendus des réunions du Comité exécutif du Commissariat. De plus, le Comité a obtenu l’accès aux rapports internationaux de surveillance compilés par le personnel du Commissariat.

Résumé des sujets abordés lors des réunions du CVE lors de l’exercice 2015‑2016

Voici certains des points étudiés par le CVE lors de l’exercice 2015‑2016 :

Vérification des états financiers par le BVG

• Les états financiers du Commissariat sont vérifiés chaque année par le BVG.
• Le 22 juin 2015, Marise Bédard du BVG a présenté au CVE les résultats de la vérification des états financiers pour l’exercice 2014‑2015. Elle a indiqué que les résultats de la vérification n’ont pas modifié l’opinion formulée dans les états financiers. On n’a relevé aucun risque opérationnel ayant eu des répercussions importantes sur la vérification.
• Mme Bédard a confirmé que la vérification s’était bien déroulée et a remercié les fonctionnaires du Commissariat et de la Commission canadienne des droits de la personne (le fournisseur de services financiers du Commissariat) pour leur entière collaboration.
• Suivant la recommandation du Comité, le commissaire a signé les états financiers vérifiés.

Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2015 et Rapport sur les plans et priorités (RPP) du Commissariat

• En application de la Politique sur la vérification interne du CT, les membres doivent recevoir un exemplaire du RMR et du RPP, plutôt que d’examiner les documents. Toutefois, dans l’intérêt de la transparence, le commissaire a décidé qu’il continuerait d’offrir aux membres du Comité la possibilité d’étudier le RMR et le RPP du Commissariat et de transmettre leurs observations avant le dépôt de ces rapports au Parlement. Au cours de la période du rapport, les observations sur ces deux documents ont été communiquées à la DPF par les deux membres externes.

Activités du Commissariat

• À chacune des réunions, le Comité a eu l’occasion d’examiner les statistiques opérationnelles et de formuler des commentaires à l’égard de celles‑ci.
• Des détails ont été fournis sur la gestion de dossiers de divulgation, notamment le nombre de dossiers actifs et les enquêtes en cours.
• Le commissaire a donné des mises à jour au sujet des dossiers du Commissariat dont les tribunaux étaient saisis et des dossiers qu’il avait renvoyés au Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.

Budget et ressources humaines

• Le CVE a examiné tous les rapports financiers trimestriels préparés par le Commissariat et transmis ses observations à la DPF. À chaque réunion, les membres ont obtenu un rapport et une analyse de la DPF concernant les dépenses et les prévisions.
• À chaque réunion du Comité, on a discuté des questions de ressources humaines, notamment en matière de dotation, de roulement du personnel, de formation et de planification.

Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEAR)

• Une analyse exhaustive du risque a été effectuée au Commissariat en 2014. Le personnel et la direction ont été consultés et dix énoncés de risque ont été élaborés. Un rapport sur l’évaluation a été présenté au CVE, et le Comité a donné comme directive que la prochaine étape serait l’élaboration d’un plan officiel de vérification et d’évaluation axé sur les risques.
• Le PVEAR a été élaboré au début de l’année 2015 par Otus Group, qui avait réalisé l’évaluation des risques de 2014. Le plan, y compris le document sur l’évaluation des risques de l’univers de vérification, a été présenté au CVE le 22 juin 2015.
• La portée de la vérification et de l’évaluation proposée dans le plan visait à atteindre un équilibre entre l’atténuation des risques et la capacité du Commissariat, à titre de très petit organisme, à réaliser les projets de vérification et d’évaluation. Le plan permettait un nombre maximal d’un ou de deux projets par année.
• Le Comité a recommandé au commissaire d’adopter le plan.

Évaluation relative à la sensibilisation et à l’accroissement de la confiance

• Le PVEAR soumis au Comité en juin 2016 comprenait la toute première évaluation d’un programme du Commissariat. Au fil des ans, depuis sa création en 2007, le Commissariat a adopté diverses stratégies en ce qui a trait aux activités de liaison. Étant donné l’importance de faire connaître le régime fédéral de divulgation et de protection contre les représailles ainsi que d’établir la confiance envers ce régime, il était manifeste qu’une évaluation des initiatives entreprises par le Commissariat constituait une priorité.
• Lors de la réunion du CVE tenue en janvier 2016, les membres du CVE ont été breffés au sujet d’une stratégie innovatrice pour réaliser cette évaluation, en collaboration avec l’université Carleton. Le professeur Rob Shepherd a donné un aperçu du processus et de la méthodologie. Les membres ont exprimé un intérêt manifeste envers l’évaluation et envers l’approche, et ils ont demandé à être tenus informés lors du déroulement de l’évaluation.

Examen de l’assurance qualité

• Le Commissariat est pleinement conscient que la confiance des possibles divulgateurs à l’égard de l’intégrité de ses processus est un élément crucial à la réussite de l’organisme. Lors de la réunion du CVE tenue en janvier 2016, Heidi Bartman, conseillère principale, Politique et recherche, a présenté un rapport sur les résultats de l’examen de l’assurance qualité qui avait été réalisé en novembre 2015. L’examen se penchait sur les étapes clés complétées dans le Système de gestion des dossiers du Commissariat, en comparaison avec les dossiers papier pertinents.

Développement organisationnel du Commissariat

• Lors de la réunion du CVE tenue le 26 janvier 2016, le directeur des Opérations du Commissariat, Raynald Lampron, a présenté un résumé d’une initiative exhaustive de développement organisationnel, le projet Lean. L’objet de ce projet, qui a été livré par la société Lean Agility, est de mieux utiliser les ressources à la disposition du Commissariat. À ce stade‑ci du projet, les membres du personnel opérationnel et du personnel juridique ont schématisé les processus ainsi que les échéanciers actuels et ils ont élaboré des changements potentiels visant à améliorer à la fois la rapidité d’exécution et la qualité des activités du Commissariat. Les membres ont demandé à être tenus au courant des progrès, puisqu’on s’attend à ce que ce projet se poursuive au cours de l’exercice 2016‑2017.

Changements dans la composition du CVE

• En mars 2015, Guylaine Leclerc, membre du CVE, a été nommée vérificatrice générale du Québec. Le président l’a félicitée au nom du CVE. Mme Leclerc a quitté le CVE en raison de ses nouvelles responsabilités.
• La DPV a amorcé les recherches pour trouver un nouveau membre externe. Même si le Commissariat est un organisme indépendant, il a reconnu l’importance d’envisager les candidats qui faisaient partie de la liste du Bureau du contrôleur général du Canada en ce qui a trait aux potentiels membres de comités de vérification. Le BCG a donné les curriculum vitae de 18 membres potentiels; ceux‑ci ont été examinés par le président du CVE et par la DPV. Une liste restreinte a été soumise au commissaire et les entrevues ont eu lieu. Le poste a été offert à Josée De La Durantaye, qui l’a accepté.

Rapports externes au sujet du Commissariat

• Comme la plupart des autres entités gouvernementales, le Commissariat est assujetti aux lois, y compris à la loi qui le régit, et il en découle donc des rapports d’autres agents du Parlement sur le Commissariat.
• Lors de chaque réunion, les résultats des rapports sur les activités du Commissariat qui avaient été réalisés étaient soumis au CVE. Ces rapports provenaient, entre autres, du Commissariat à la protection de la vie privée, du Commissariat à l’information, du Commissariat aux langues officielles et d’autres organismes indépendants.
• Le CVE s’est assuré que les questions ou les recommandations d’amélioration ont été mises en œuvre ou qu’elles soient ajoutées au rapport sur les mesures de suivi du CVE.

Activités d’orientation et d’apprentissage

En 2015‑2016, les membres du CVE ont pris part à diverses activités d’orientation et d’apprentissage, à savoir :

Orientation au Commissariat

Le 16 juillet 2015, une séance d’orientation a eu lieu au Commissariat en vue d’aider Josée De La Durantaye, nouvelle membre du CVE, à assumer ses fonctions. Les sujets abordés lors de séance étaient notamment :

• Les origines et l’histoire du Commissariat à l’intégrité du secteur public;
• La structure et le fonctionnement du Commissariat;
• Les processus opérationnels relativement aux divulgations et aux mesures de représailles;
• Les stratégies de liaison;
• Le mandat et le rôle du CVE.

Symposium du Bureau du contrôleur général (BCG) pour les comités ministériels de vérification (CMV)

• Les 2 et 3 novembre 2015, le BCG a tenu deux activités d’apprentissage et de perfectionnement à l’intention des membres des comités ministériels de vérification.
• Le 3 novembre 2014, Michael Nelson a assisté à une rencontre avant le symposium des présidents des CMV. Assistaient à la réunion le Contrôleur général et les présidents des CMV des ministères, petits, moyens et grands. Chaque président a été invité à décrire une difficulté ou observation majeure de son CMV. Chaque président de CMV a eu la possibilité de présenter son point de vue au cours de cette séance de deux heures.
• Le 5 novembre 2013, Michael Nelson et Josée De La Durantaye ont assisté au symposium du CMV. Le thème du symposium était la capacité des personnes, des politiques et de la profession de vérificateur. Parmi les sujets abordés lors de ce symposium, notons le contrôle 2.0, la capacité d’évaluation du CMV, tirer parti de la capacité ministérielle par l’intermédiaire d’engagements interministériels de vérification, l’attention accrue sur les menaces informatiques en matière de sécurité nationale, la sécurité informatique et son incidence sur la capacité ministérielle, ainsi que la perspective d’un sous‑ministre sur les attentes du CMV et l’importance de celui‑ci à une époque de croissance et d’évolution importantes.

Observations du Comité et points au programme

Les membres externes du CVE savent que nous ne sommes pas un comité de gestion. Toutefois, conformément à notre charte, nous pouvons fournir des conseils au commissaire sur une gamme de questions, notamment la gestion des risques. C’est dans cette perspective que les commentaires figurant dans cette section du présent rapport ont été formulés.

Dotation

Le commissaire Joe Friday a occupé le poste de commissaire par intérim pendant la majeure partie de l’exercice 2015‑2016 et il a été nommé à son poste actuel le 27 mars 2016. Au cours de l’année, il a pris des mesures pour restructurer son équipe de gestion et il a pourvu des postes clés au Commissariat.

Une nomination d’intérêt pour le CVE est celle de France Duquette, la DPV, au poste de sous‑commissaire. Le CVE sera heureux de continuer ses très bonnes interactions avec Mme Duquette.

En février 2016, la DPF du Commissariat Patricia Fraser a quitté le Commissariat pour d’autres possibilités de carrière. Le Comité l’a remerciée pour l’excellent travail qu’elle a accompli. Le Commissariat a lancé un processus pour choisir un nouveau DPF. Une liste de candidats a été demandée au BCG. Les membres du CMV ont participé à l’examen des qualifications et de l’expérience des candidats, et les dernières entrevues ont été conduites par le commissaire et le sous‑commissaire. Le nouveau DPF est Éric Trottier. Le CVE a hâte de travailler avec lui.

Le Comité a apprécié la présence d’employés du Commissariat aux réunions du CVE et souhaite bénéficier d’un plus grand nombre d’exposés donnés directement par le personnel en 2015‑2016.

Ressources financières

Le Commissariat a respecté son budget en 2015‑2016. Les dépenses au cours de l’exercice ont été surveillées par le CVE, au moyen des rapports financiers trimestriels. Les fonds non utilisés, modestes, ont été prévus longtemps avant la fin de l’exercice. Le Comité est convaincu que des ressources suffisantes sont affectées à la fonction de vérification. Avec l’adoption attendue d’un plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques s’appuyant sur l’évaluation des risques mentionnée précédemment dans ce rapport, il faudra peut-être obtenir plus de ressources dans les prochaines années, tant pour les vérifications que pour les évaluations.

Ordre du jour pour l’exercice à venir

Certaines activités du CVE ont lieu chaque année, notamment :

• Fournir des conseils et des recommandations au commissaire sur les questions liées à la prestation des services, y compris la mesure du rendement et la communication avec les intervenants;
• Examiner les rapports de vérification et d’évaluation;
• Donner suite aux plans d’action de la direction, notamment les recommandations formulées dans les rapports des autres agents du Parlement;
• Collaborer avec le BVG et le BCG si nécessaire compte tenu du statut d’agent du Parlement du Commissariat;
• En tant que comité, parvenir à une meilleure connaissance de l’administration et des activités du Commissariat par des séances d’information sur les activités de celui‑ci données par des employés appropriés du Commissariat;
• Examiner les rapports financiers trimestriels et fournir des commentaires le cas échéant sur le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et le rapport annuel du commissaire déposé au Parlement;
• Participer, au besoin, aux activités d’apprentissage proposées à l’ensemble des vérificateurs pour échanger avec les membres de comités de vérification d’autres ministères et organismes.

En plus de ces activités habituelles, les membres externes du CVE détermineront, en collaboration avec le commissaire, les champs d’activités sur lesquels il conviendra de porter une attention particulière lors de l’exercice 2016‑2017.

Évaluation des processus de contrôle interne, de gestion des risques et de gouvernance du Commissariat

Le CVE se réunit en tant que comité avec le personnel du Commissariat trois fois par année seulement (deux fois seulement en 2015‑2016); ainsi, il a un rôle difficile en ce qui a trait à la prestation de conseils probants au commissaire sur le fonctionnement des mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance.

Voici les mesures qui ont été prises pour accroître la fiabilité des conseils fournis par le CVE au commissaire au cours de la période visée et dans le présent rapport :

• Lors de chaque réunion du CVE, les deux membres externes ont tenu des séances à huis clos avec la DPF, la DPV et le commissaire. À chaque séance, on a demandé à la DPV et à la DPF si elles souhaitaient discuter de quelque irrégularité avec les membres externes. Il n’y en avait pas;
• Au cours de la période visée, le président a maintenu des contacts périodiques avec la DPV et la DPF;
• Les membres externes ont examiné soigneusement les états financiers trimestriels du Commissariat;
• Les membres externes se sont réunis à huis clos le 22 juin 2015 avec Marise Bédard, la directrice principale du BVG responsable de la vérification des états financiers 2014‑2015 du Commissariat. Les vérificateurs n’ont pas examiné en détail les mécanismes de contrôle interne, de gestion du risque et de gouvernance. Toutefois, Mme Bédard n’a dégagé, au cours de sa vérification, aucune inexactitude ni aucun point préoccupant qui aurait dû être porté à l’attention du CVE, de la DPF, de la DPV ou du commissaire, et elle était prête à émettre une opinion non modifiée sur les états financiers.

Après la prise de ces mesures, les membres externes du CVE ont estimé que le système de contrôles internes et les mécanismes de gestion du risque et de gouvernance du Commissariat sont adéquats, de notre point de vue et au meilleur de nos connaissances.

Examen de la capacité et du rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes

Le Comité a relevé ce qui suit :

• Le CVE se réunit périodiquement, notamment à huis clos, est dirigé par un président externe, et sa composition est examinée annuellement et renouvelée au besoin.
• Le BVG mène chaque année des vérifications, et le personnel du BVG a adressé des félicitations concernant la collaboration des représentants du Commissariat avec lesquels il a travaillé dans l’exécution de ces vérifications.
• Un plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques a été élaboré et examiné par le Comité, puis approuvé par le commissaire.
• Le Commissariat a eu recours à des consultants externes pour obtenir des services professionnels dans les domaines de l’évaluation des risques et de la planification de vérifications et d’évaluations. Les résultats ont été excellents.
• Il y a suffisamment de fonds disponibles pour exécuter le PVEAR approuvé.

Le Comité continuera d’examiner la capacité et le rendement des fonctions de vérification et d’évaluation internes du Commissariat.

Michael Nelson, président
Pour le compte du Comité de vérification et d’évaluation