Rapport de vérification interne - avril 2011 à juin 2012

Le rapport qui suit a été examiné par le Comité de vérification et d'évaluation et approuvé par le commissaire le 18 décembre 2012.

 

Commissariat à l'intégrité du secteur public du Canada

 

Vérification des marchés, des cartes d'achat et du programme de contributions

 

Rapport final

 

31 août 2012

 

Présenté par :
Samson & Associés
Gatineau (Québec)

 

Table des matières

Résumé
Renseignements généraux / contexte
Objectifs
Portée
Évaluation des risques
Approche et méthode de vérification
Échantillon de vérification
Normes professionnelles
Critères de vérification
Constatations et recommandations des vérificateurs

Annexe I - Critères de vérification*
Annexe II - Programme de contributions : vue d'ensemble du processus*

*Communiquez avec le Commissariat pour obtenir un exemplaire des annexes.

 

Résumé

La vérification des marchés, des cartes d’achat et du programme de contributions a été réalisée conformément au plan de vérification interne approuvé.

La vérification visait à donner à la direction du Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat) l’assurance que les activités et processus relatifs aux marchés, aux cartes d’achat et au programme de contributions étaient administrés avec toute la diligence requise et que les politiques et procédures fédérales pertinentes étaient respectées. La vérification a été effectuée au cours du mois d’août 2012.

Nous avons examiné le cadre de contrôle de gestion (le CCG) actuel pour la surveillance des activités relatives aux marchés, aux cartes d’achat et au programme de contributions du Commissariat. Un examen des processus menés par le personnel travaillant directement à ces activités a aussi été entrepris. La vérification comprenait un examen des documents relatifs à l’approvisionnement et aux contributions pour la période se situant entre le 1er avril 2011 et le 30 juin 2012. Au cours de cette période, les activités concernant l’approvisionnement et le programme de contributions qui étaient visées par notre vérification atteignaient les montants suivants :

Approvisionnement :  1 974 040 $
Activités liées à l’accord de contribution :  12 759 $

Conclusion

Les documents examinés, les entrevues réalisées et les tests menés sur les dossiers et les transactions nous ont amenés à constater que les paiements effectués dans le cadre des marchés, des cartes d’achat et du programme de contributions respectaient dans tous les cas les politiques du SCT.

La vérification a aussi révélé que le cadre de contrôle de gestion était bien structuré, mais il y aurait lieu de prévoir des indicateurs de mesure du rendement pour les activités relatives aux marchés et d’évaluer ce rendement, et il faudrait consigner dans une plus large mesure les procédures d’administration du programme de contributions.

 

Renseignements généraux / contexte

Le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada offre aux fonctionnaires et aux membres du public un mécanisme sûr et confidentiel pour divulguer des actes répréhensibles commis dans le secteur public. Il protège aussi contre les représailles les fonctionnaires qui divulguent des actes répréhensibles ou qui collaborent aux enquêtes. Le Commissariat a pour objet de renforcer la confiance dans nos institutions publiques et dans l’intégrité des fonctionnaires.

Le commissaire est un agent du Parlement nommé par résolution du Sénat et de la Chambre des communes. Il fait rapport directement au Parlement. La fonction de ce premier dirigeant du Commissariat à l’intégrité du secteur public correspond au rang et aux pouvoirs d’un sous-ministre.

La Commission canadienne des droits de la personne (la CCDP) fournit au Commissariat les services financiers dont elle a besoin, et ce, dans le cadre d’ententes de services partagés.

Le Commissariat dispose d’un comité de vérification et d’évaluation indépendant, composé du commissaire et d’au moins deux membres qui ne font pas partie du gouvernement. Ce comité a pour responsabilités de fournir des opinions objectives sur les états financiers et les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Vu sa taille et ses ressources limitées, le Commissariat doit compléter ses capacités de vérification interne en confiant à un sous-traitant la plupart de ces services.

Objectifs

La présente vérification vise à confirmer que les principaux processus de gestion, notamment en ce qui concerne l’approvisionnement, l’utilisation des cartes d’achat et l’exécution du programme de contributions, ont été réalisés avec toute la diligence requise et à donner à la haute direction l’assurance que les processus et contrôles en place au Commissariat sont appropriés, en ce qu’ils assurent le respect des politiques et méthodes du SCT.

Portée

La portée de la présente vérification est limitée aux transactions effectuées entre le 1er avril 2011 et le 30 juin 2012 dans les domaines suivants :

• Marchés,
• Cartes d’achat,
• Programme de contributions.

La portée de la vérification n’englobe pas les transactions touchant les voyages et l’accueil.

Évaluation des risques

Détermination des risques

À l’étape de la planification de la vérification, une évaluation des risques a été réalisée afin de déterminer les éléments susceptibles de poser des risques. La planification a consisté à recevoir en entrevue initiale des intervenants clés et à examiner les documents visés par la vérification.

À la suite de la planification, on a centré la vérification sur les éléments qui posaient les risques les plus élevés et dont pouvaient se dégager les résultats les plus significatifs.

Classement des risques

Le risque inhérent peut être défini comme étant le risque pour une organisation qu’un événement se produise, malgré les mesures de contrôle, les processus et les stratégies en place pour atténuer ou gérer les risques. Le risque inhérent est déterminé en établissant le niveau d’impact et le niveau de probabilité de chaque risque, qui sont définis ci-dessous, et en les multipliant l’un par l’autre :

• Impact : Les répercussions pour le Commissariat et ses activités si le risque se concrétisait (impact faible, modéré ou élevé).
• Probabilité : La probabilité que le risque se concrétise.

Voici une description générale des résultats de l’évaluation globale des risques :

• Risque faible : Le risque ne se concrétisera probablement pas et son niveau d’impact est faible en fait de répercussions sur les ressources financières, les activités, la conformité, la réputation ou les stratégies du Commissariat.
• Risque modéré : Le risque se concrétisera probablement et son niveau d’impact est modéré en fait de répercussions sur les ressources financières, les activités, la conformité, la réputation ou les stratégies du Commissariat.
• Risque élevé : Le risque se concrétisera fort probablement et son niveau d’impact est élevé en fait de répercussions sur les ressources financières, les activités, la conformité, la réputation ou les stratégies du Commissariat.

Les résultats de l’évaluation initiale des risques sont ensuite examinés dans le contexte des stratégies d’atténuation et/ou des mesures que l’organisation a mises en œuvre pour gérer ces risques, et ce, afin d’évaluer les risques résiduels.

Vue d’ensemble des risques

Voici un résumé des principaux facteurs influant sur le risque que posent les activités du Commissariat relatives aux marchés, aux cartes d’achat et au programme de contributions, ainsi que l’impact de ces facteurs sur le niveau de risque, selon l’évaluation préliminaire : 

Marchés

• La disponibilité de spécialistes expérimentés ou principaux pour donner des conseils ou exercer des activités en matière de marchés (baisse);
• Le nombre peu élevé de marchés importants traités par l’organisation (baisse);
• L’existence de processus consignés en ce qui concerne l’approbation et l’attribution de marchés (baisse).

Cartes d’achat

• L’existence de processus consignés en ce qui concerne la délivrance de cartes d’achat ainsi que le traitement et l’approbation des transactions faites avec ces cartes (baisse);
• Le nombre limité de cartes d’achat délivrées aux employés du CISPC (baisse).

Programme de contributions

• L’absence de processus documenté en ce qui concerne les paiements effectués dans le cadre du programme de contributions (hausse);
• Le nombre limité de contributions (baisse);
• Le montant peu élevé de chaque contribution (baisse).

Compte tenu des résultats de l’évaluation préliminaire, les risques résiduels sont, à notre avis, faibles à modérés.

 

Approche et méthode de vérification

L’étape de la réalisation de la vérification comprenait une évaluation des processus et des méthodes de contrôle actuels afin d’assurer la prise de mesures appropriées pour gérer efficacement les marchés, les cartes d’achat et les contributions. Plus précisément, nous avons interrogé le personnel et les gestionnaires responsables des éléments à l’étude, nous avons examiné les documents pertinents fournis par le Commissariat, y compris les politiques et les lignes directrices, et nous avons aussi examiné sur place un échantillon de transactions pour chaque élément relevant de notre mandat.

La vérification a été réalisée conformément aux normes et aux exigences énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada.

Échantillon de vérification

L’équipe de vérification a testé un échantillon de 65 transactions, sélectionnées en fonction des critères énoncés ci-dessous.

Marchés et cartes d’achat
L’échantillon servant à tester les marchés a été sélectionné selon une stratégie d’échantillonnage statistique aléatoire comportant un niveau de confiance de 95 % et un niveau de précision de ± 5 %. (1) 

Vu le nombre limité de cartes d’achat actuellement utilisées au Commissariat, les transactions ont été sélectionnées au moyen d’un sondage discrétionnaire afin de couvrir de façon appropriée la période visée par la vérification.

Programme de contributions
En raison du nombre limité de contributions versées pendant la période visée, l’échantillon soumis à la vérification pour tester le programme de contributions a été sélectionné au moyen d’un sondage discrétionnaire basé sur les résultats de notre évaluation préliminaire des risques.

Voici les chiffres relatifs à l’ensemble des transactions et à l’échantillon prélevé :

Constatations et recommandations des vérificateurs

Les paragraphes suivants contiennent les constatations détaillées des vérificateurs et les recommandations s’y rapportant. Les constatations sont fondées sur les éléments de preuve et l’analyse découlant de l’évaluation initiale des risques et de la vérification en tant que telle.

Marchés

Un cadre de contrôle de gestion régit les activités du Commissariat relatives aux marchés et ce cadre est administré conformément aux politiques et aux directives du SCT. Toutefois, il faut améliorer l’information disponible pour la mesure du rendement.

Les activités relatives aux marchés visées par la vérification comprennent environ 440 engagements, dont la valeur totale dépasse trois millions de dollars.

Le Commissariat n’a pas les ressources internes dont il aurait besoin pour élaborer un ensemble de politiques internes sur les marchés. Par conséquent, il se fonde entièrement sur les politiques et les lignes directrices publiées par le SCT. Les gestionnaires de tous les échelons reçoivent une formation qui vise à assurer une communication interne appropriée et la sensibilisation des gestionnaires aux responsabilités dont ils doivent s’acquitter. Il est à noter, cependant, que les dernières séances de formation officielles ont eu lieu en 2009 et que le Commissariat a enregistré un taux de roulement élevé. Lorsque le Commissariat n’avait pas de personnel présentant l’expertise nécessaire, des experts de l’extérieur ont été embauchés pour assurer le respect des politiques et des lignes directrices sur les marchés. 

Comme l’indique la Politique sur les marchés du SCT, des mécanismes de contestation officiels sont des éléments importants pour maintenir l’intégrité du processus de passation des marchés dans une organisation. Au Commissariat, c’est le comité d’examen des marchés qui exerce cette fonction. Le Commissariat a adopté ce processus parce qu’il s’avère une méthode d’examen des marchés exemplaire dans les situations suivantes :

Échantillon Transactions       $

Total Transactions      $

Pourcentage (%) visé par la vérification

Type de marché/modification	Critères d’examen
Concurrentiel	> 25 000 $
Fournisseur unique	> 10 000 $ ou > 1 200 $ par jour
Services de travail temporaire	> 20 semaines
Services juridiques	> 200 $ l’heure

Pour s’assurer que les activités relatives aux marchés satisfont aux exigences du cadre réglementaire fédéral et que ces exigences sont appliquées uniformément, il est nécessaire d’exécuter des processus d’évaluation.

Quoique certains rapports ponctuels soient fournis à la direction périodiquement, ils contiennent essentiellement des données financières se rapportant aux fournisseurs ou une analyse des écarts entre les engagements et les prévisions budgétaires. Pour analyser la conformité au cadre réglementaire, les rapports devraient comprendre de l’information détaillée sur l’évaluation de l’approvisionnement, par exemple sur le montant des marchés attribués, le pourcentage de marchés concurrentiels ainsi que le nombre de modifications apportées et le montant qu’elles représentent. Au cours des discussions tenues avec la direction, nous avons appris que des rapports de ce genre avaient déjà été produits par le passé, mais que cette pratique avait cessé en raison du traitement manuel requis.

La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor précise aussi ce qui suit : « À l'achèvement du marché, l'autorité contractante devrait évaluer le travail exécuté par le consultant ou le professionnel. » Durant notre examen, nous avons noté que rien ne prouvait la surveillance des activités relatives aux marchés et qu’aucun dossier de marché examiné ne contenait le moindre rapport d’évaluation de l’exécution.

La vérification de l’échantillon de transactions se rapportant à 15 fournisseurs comprenait un examen du processus actuel au Commissariat pour la production d’un rapport de divulgation proactive. Ce processus systématique comprend une vérification et des niveaux d’approbation appropriés.

Dans l’ensemble, les méthodes utilisées au sein de l’organisation concernant les marchés sont conformes aux politiques et aux lignes directrices du SCT. On s’efforce d’attribuer et de gérer les marchés conformément aux principes du meilleur rapport qualité-prix, de l'accès ouvert, de l'équité et de la transparence. Pour tous les marchés de notre échantillon qui ont été attribués sans appel d’offres, des justifications appropriées avaient été communiquées au comité d’examen des marchés.

Recommandations

Nous recommandons que la direction établisse des indicateurs de mesure clés pour surveiller le rendement et contrôler la qualité des activités relatives aux marchés et qu’elle les évalue périodiquement. Cette information devrait être communiquée au comité exécutif.

Réponse de la direction
Un rapport trimestriel sur l’approvisionnement indiquant le nombre de marchés et leur montant par type de marchés (concurrentiels ou non) de même que le nombre de modifications sera produit et présenté à la direction. Cette information sera générée par le système.

Le comité d’examen des marchés surveille la qualité des marchés, et la recommandation de documenter l’exécution des marchés augmentera la rétroaction sur sa qualité.

Nous recommandons que le Commissariat évalue périodiquement le besoin de donner à tout le personnel de la formation sur les marchés.

Réponse de la direction
Le Commissariat prévoira une formation sur les marchés en 2013-2014.

Nous recommandons que le Commissariat évalue de façon appropriée les résultats des marchés attribués. Une approche fondée sur l’importance relative pourrait être mise en œuvre pour assurer l’évaluation de l’exécution de tous les marchés de plus de 100 000 $, une fois le travail terminé.

Réponse de la direction
Le Commissariat mettra son processus à jour et fournira un questionnaire type d’une page pour aider les gestionnaires à remplir l’évaluation de l’exécution des marchés de plus de 50 000 $.

Cartes d’achat

Un cadre de contrôle de gestion régit l’utilisation des cartes d’achat, et ce cadre est administré conformément aux politiques et aux directives du SCT. Dans l’ensemble, les politiques du Conseil du Trésor sont bien respectées.

Le nombre de cartes en circulation et certaines limites de crédit semblent appropriés, compte tenu du montant des dépenses:

Période	Cartes délivrées	Cartes annulées	Cartes actives	Limite de crédit totale
Avril 2011 - mars 2012	1	1	3	65 000 $

Les Services corporatifs ont élaboré un cadre de contrôle, avec documents à l’appui, pour atténuer les risques associés à la délivrance et à l’annulation de cartes d’achat, et ceux qui peuvent découler des procédures d’utilisation établies.

Au Commissariat, les achats de biens et de services effectués au moyen de ces cartes sont courants. Le titulaire de la carte doit enregistrer tous les achats et fournir les pièces justificatives; les pièces en question sont examinées et approuvées dans chaque cas. À la fin de chaque mois, le relevé mensuel de la carte est comparé au registre des achats par carte, aux fins du rapprochement : il faut disposer, pour chaque achat, des pièces justificatives et de l’attestation prévue à l’article 34, et le rapprochement mensuel est approuvé par le directeur exécutif. Les rapprochements que nous avons vérifiés concernant les cartes d’achat montraient une information complète, accompagnée des pièces justificatives pertinentes, et l’autorisation des achats par un tiers investi des pouvoirs en la matière.

L’échantillon, qui réunissait six mois de transactions par cartes d’achat pour la période du 1er avril 2011 au 30 juin 2012, comprenait les transactions effectuées par deux des trois titulaires de ce genre de cartes au Commissariat. Les transactions en question ont été examinées afin de déterminer si l’attestation prévue à l’article 34 de la LGFP avait été donnée, si l’administrateur de la carte avait fait le rapprochement à la fin du mois et si le solde de la carte avait été payé en temps voulu.

La vérification a révélé que les attestations fournies en vertu de l’article 34 et les rapprochements mensuels des relevés des cartes étaient satisfaisants.
 

Programme de contributions

L’unique programme de contributions du Commissariat sert à l’obtention d’avis juridiques en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (la Loi). L’article 25.1 de la Loi prévoit le versement d’un certain montant aux bénéficiaires admissibles participant à une procédure ou envisageant de faire une divulgation ou de porter plainte. Une description détaillée du programme a été présentée au SCT en décembre 2010 et, depuis la mise en œuvre de ce programme, 27 demandes de financement ont été approuvées. Soixante-dix pour cent des contributions approuvées à ce jour se chiffraient à 3 000 $, ce qui correspond à la valeur maximale.

Voici un résumé des activités du Commissariat relatives au programme de contributions pour la période visée par la vérification :

Type de contribution	Nombre de contributions approuvées	Montant
Accès à des avis juridiques	6	1 500 $
Accès à des avis juridiques (circonstances exceptionnelles)	14	3 000 $
Total	20	51 000 $

Les communications sur l’existence d’un programme de contributions au Commissariat pour l’obtention d’avis juridiques sont quelque peu limitées. Cependant, les pages du site Web du Commissariat intitulées « Questions fréquentes » et « Divulgation proactive » contiennent un peu d’information sur le financement offert et les critères d’admissibilité. En outre, les personnes qui divulguent des actes répréhensibles ou portent plainte concernant des représailles reçoivent directement du Commissariat des communications qui les renseignent sur leur admissibilité éventuelle à des avis juridiques.

Un cadre de contrôle régit généralement les contributions du Commissariat, et ce cadre est administré conformément aux politiques et aux directives du SCT. Le Commissariat a établi un processus interne pour le traitement des demandes de contributions et, bien que le personnel actuellement chargé du traitement comprenne bien en quoi il consiste, ce processus n’est pas consigné dans un document. La consignation des procédures augmente leur efficacité, diminue les risques d’erreur ou d’omission et assure leur application continue. L’absence de procédures consignées, combinée au taux de roulement élevé enregistré au Commissariat, accroît les risques associés à l’administration du programme. 

Dans le cadre de la vérification, une vue d’ensemble du processus relatif aux contributions a été élaborée et figure à l’annexe II*.

Notre échantillon était composé de sept contributions. Dans tous les cas, les demandes de financement avaient été évaluées correctement en fonction des critères d’admissibilité, et les accords de contribution avaient été signés par l’autorité appropriée.

Une fois que la demande de contribution a été approuvée et que l’accord de contribution a été signé, l’étape suivante du processus de financement est le paiement de la contribution. Le SCT a établi des exigences pour s’assurer que les fonds requis sont disponibles et que le bénéficiaire satisfait aux critères régissant l’admissibilité au financement. À cet égard, nous avons vérifié si les articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques étaient respectés dans un échantillon de transactions. Malgré notre examen des paiements, l’approbation prévue à l’article 33 était exclue de la portée de la vérification, car elle relève de la Commission canadienne des droits de la personne aux termes d’un protocole d’entente. Nous avons constaté que les exigences en matière de paiement avaient été entièrement respectées dans le cas de toutes les contributions examinées.

Nous n’avons pas constaté de surveillance du programme de contributions après l’approbation de la contribution dans le cadre des processus du Commissariat, mais des mesures de contrôle sont en place pour atténuer les risques d’erreur dans le cas de chaque contribution. Chacune est approuvée par le commissaire, et aucun paiement n’est effectué tant que le Commissariat n’a pas reçu la confirmation que l’avis juridique a été fourni. De plus, en 2012-2013, la législation, son application et son fonctionnement feront l’objet d’un examen quinquennal indépendant.
 

Recommandation

Nous recommandons que le Commissariat consigne les procédures en œuvre pour la gestion du programme de contributions, en prenant soin de fournir une définition claire des rôles, des responsabilités et des comptes à rendre pour chacune des activités clés déterminées.

Réponse de la direction
Les procédures de gestion du programme de contributions seront consignées en 2012-2013.

Les annexes suivantes font partie intégrante du rapport de vérification.*

 

*Communiquez avec le Commissariat pour obtenir un exemplaire des annexes.

 65                 1 092 966$  524              1 986 799$

 55 %

Normes professionnelles

Dans le cadre de ce mandat, l’entrepreneur a respecté les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, lesquelles reposent sur le Cadre de référence international des pratiques professionnelles (CRIPP) de l’Institut des vérificateurs internes (IVI), y compris un code d’éthique et les normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

Critères de vérification

Les critères de vérification sont énoncés en détail à l’annexe I*. Ces critères ont été élaborés de façon à garantir que les transactions relatives aux marchés, aux cartes d’achat et au programme de contributions respectent les politiques et les lignes directrices du SCT et que la fonction de contrôle financier interne est exercée au Commissariat conformément à ce qui est établi.

(1) L'application IDEA est celle qui a servi à l'échantillonnage.

* Communiquez avec le Commissariat pour obtenir un exemplaire des annexes.