Rapport sur les résultats ministériels 2023-2024 - Annexe

(Cliquez pour consulter le Rapport sur les résultats ministériels 2023-2024.)

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice prenant fin le 31 mars 2024 (non vérifiée)

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada (le Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Le Commissariat est une petite organisation où les risques associés à son système de contrôle interne sont faibles. À l’appui d’un système efficace de contrôle interne, le Commissariat évalue annuellement le rendement de ses contrôles financiers de base afin de s’assurer que :

• Les accords financiers ou les contrats ne sont conclus que lorsque des fonds suffisants sont disponibles;
• Les paiements pour biens et services ne sont effectués que lorsque les biens ou services ont été reçus ou que les conditions des contrats ou autres arrangements ont été remplies;
• Les paiements ont été autorisés comme il se doit.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et la responsabilité essentielle du Commissariat se retrouvent dans Plan ministériel de l’exercice 2023-2024 et dans le Rapport sur les résultats ministériels de l’exercice 2022-2023.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le commissaire, est instauré et englobe :

• Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
• Les valeurs et l’éthique;
• La communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• La surveillance de la gestion interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au commissaire et aux cadres supérieurs et, le cas échéant, au Comité d’audit et d’évaluation.

Le Comité d’audit et d’évaluation fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Le Commissariat tirera parti des résultats des audits annuels menés par le Bureau du vérificateur général et la Commission canadienne des droits de la personne. Un résumé des ententes de services et des résultats de l’évaluation effectuée au cours de l’exercice 2023-2024 est présenté dans les sections suivantes.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Dispositions relatives aux services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada, qui gère le paiement des salaires et fournit des services de gestion des locaux;
• Services partagés Canada, qui offre des services d’infrastructure de technologie de l’information (la TI);
• Le Bureau du vérificateur général du Canada, qui fournit des services d’audit, y compris l’audit des états financiers;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui fournit des renseignements sur l’assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi.

Dispositions particulières

La Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) fournit des services dans les domaines de la gestion financière, de la technologie de l’information, l’accès au système de ressources humaines, conseil en approvisionnement, et une plateforme d’un système financier pour saisir toutes les transactions financières et en rendre compte. Toutefois, à compter du 1er avril 2023, les services de gestion des technologies de l'information n'étaient plus fournis par la CCDP. Le commissariat avait rapatrié ces services et développé ses propres capacités en interne.

La CCDP est également chargée de vérifier et de traiter les informations financières reçues du Commissariat qui sont saisies dans le système financier. Par conséquent, le Commissariat s'appuie sur les contrôles internes en matière de rapports financiers de la CCDP pour traiter les données financières qui ont été approuvées, autorisées et transmises par le Commissariat.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) fournit des services de gestion des ressources humaines au Commissariat, y compris la dotation, la classification, la rémunération, les relations de travail et la saisie de données dans le système des ressources humaines. SPAC a la responsabilité de s'assurer que les problèmes de rémunération et de paie sont réglés.

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.

3. Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2023-2024

Progrès réalisés au cours de l’exercice 2022-2023

Le Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada

En ce qui concerne les processus opérationnels du commissariat pour l'exercice en cours (2023-2024), une évaluation a été réalisée par un fournisseur externe, qui s'est concentré sur les contrôles clés identifiés dans les groupes de processus de la gestion des actifs et des stocks, de l'acquisition de biens et de services, et des paiements aux fournisseurs. L'évaluation a été réalisée conformément à la politique du Conseil du Trésor sur la gestion financière.

L'évaluation a révélé que les contrôles clés étaient généralement efficaces, mais elle nous a également permis de tirer des conclusions et de suggérer des mesures à prendre, telles que :

• A titre d'observation, le commissariat devrait introduire un formulaire de demande de biens pour faciliter la gestion des achats de biens. Le fournisseur externe a fourni un exemple de formulaire de demande de biens au commissariat;
• Comme possibilité d'amélioration, il a aussi été recommandé que le commissariat effectue un comptage périodique des actifs avec le personnel approprié, au minimum sur une base annuelle.

Le commissariat prévoit de mettre en œuvre ces recommandations au cours de l'exercice 2024-2025.

En plus de ce qui précède, les états financiers du Commissariat à l'intégrité du secteur public ont été vérifiés par le Bureau du vérificateur général du Canada et présentent fidèlement, à tous égards importants, la situation financière du Commissariat 31 mars 2024.

La Commission canadienne des droits de la personne

En tant que fournisseuse de services et dans le cadre des exigences des politiques du Conseil du Trésor, la CCDP doit évaluer les éléments suivants :

• Les contrôles clés dans le processus d'affaires; et,
• Les contrôles généraux de la Technologie de I ’information.

L'évaluation a tenu compte des contrôles en place à la CCDP pour la prestation de services à divers clients.

La mise à l'essai des contrôles internes en matière des rapports financiers a inclus des transactions traitées pour le Commissariat. L'évaluation a révélé que les processus opérationnels de l'achat au paiement et de l'information financière étaient solides et fonctionnaient efficacement. L’évaluation de l’attestation du dirigeant principal des finances a également été jugé acceptable (veuillez-vous référer à l’Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la CCDP pour l’exercice prenant fin le 31 mars 2024).

4. Plan d’action pour les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue du Commissariat au cours des cinq prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :

• Une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé;
• Les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu.

Plan cyclique de surveillance continue

Remarques :

1. Les évaluations des domaines « Voyages » et « Budgétisation et prévisions » devaient être réalisées en 2024-2025 mais ont été reportées à 2025-2026, en raison d'un manque de ressources et de capacités.
2. Cette évaluation dépendra de la capacité et des ressources disponibles en 2025-2026, sinon elle sera reportée à 2026.